Manual de boas práticas para utilização do CIA

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O sistema CIA foi desenvolvido para facilitar o gerenciamento de processos, documentos e expedientes administrativos utilizados por magistrados e servidores de forma rápida e simplificada. Padronização de documentos e mais funcionalidades no momento de acessar informações registradas no sistema são alguns dos recursos presentes no CIA, que objetiva ser o único sistema de acompanhamento e registro de andamento dos processos administrativos.


Assinatura digital de documentos[editar]

  • Solicitar Assinatura: Acessar o Documento/Documentos, selecione o documento desejado e clique na aba Mais Ações > Solicitar assinaturas (s). Deixar marcado o item Incluir outra ou várias assinaturas, clicar no botão Próximo. No campo Assinantes, informe nome ou matrícula de que assinará o documento, o botão Incluir-me como assinante inclui o próprio solicitante como assinante do documento. Clicar no botão Finalizar, uma mensagem de sucesso será exibida. Clicar no botão Fechar.Obs. Para remover um nome da lista de assinantes. Clicar no botão Remover.
  • Assinatura do documento: Acessar o Documentos/Solicitação de Assinatura, na guia Aguardando minha Assinatura são apresentados todos os documentos com pedido de assinatura; Na guia Solicitação da Lotação são apresentadas todas as solicitações de assinatura feitas pela sua lotação.
  • Assinar documento: Para assinar um ou vários documentos, selecioná-los na lista. Clicar no botão Assinar Digitalmente, um novo formulário será aberto com a relação dos documentos que serão assinados. Clicar no botão Assinar Todos. Obs. Se for a primeira vez que for assinar o documento será pedido para instalar o Assinador. Clicar no botão Executar ou Instalar.
  • Devolver o documento: Se não for possível assinar o documento, por algum motivo. Poderá devolver o documento com uma justificativa. Selecionar o documento. Clicar no botão Devolver, preencher o motivo da devolução. Clicar no botão Confirmar Devolução.
  • Cancelar Solicitação de Assinatura: Se for necessário é possível cancelar uma solicitação de assinatura antes que o documento seja assinado pelo solicitado, para isso, clicar na guia Solicitação da Lotação, selecionar o documento. Clicar no botão Cancelar Solicitação.


Escanear configuração padrão de resolução 200dpi e aplicado OCR[editar]

Em algumas situações pode acontecer que ao anexar os documentos, o sistema informa Tamanho excedeu o limite. Caso aconteça, o técnico do suporte deverá verificar a configuração do Scanner. A configuração padrão é 200dpi e aplicado OCR. Isto facilita pra quem usa os arquivos, e diminui muito o tamanho do documento.

Renomear documentos. Colocar assunto para facilitar busca[editar]

O sistema CIA possui consulta por Nome do documento, de forma que documento nomeado com números dificulta a pesquisa feita no campo Pesquisar/Nome Doc.. Acessar o Documento/Documentos, a lista de documentos será exibida. Selecionar o documento que será renomeado. Clicar no botão Renomear, será aberto um formulário com os campos Atual e Novo, preencha o campo Novo, clicar no botão Salvar.

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  • Somente a lotação a onde está o documento poderá renomeá-lo.
  • Se estiver selecionado mais de um documento, a opção Renomear fica inativa. É possível renomear um documento por vez.

Excluir Andamentos[editar]

Para excluir um andamento, é necessário selecionar o processo ou expediente, clicar na aba “Andamentos”, selecionar o andamento e clicar em “Excluir”. Preencher o motivo da exclusão.

Excluir documentos anexados aos processos e expedientes[editar]

Para excluir um documento anexado em um processo (ou expediente), é necessário selecionar o documento, e na aba “Documentos”, selecionar o documento e clicar em “Excluir”. Confirmar operação. Obs. Se o documento possuir um andamento vinculado deverá ser excluído primeiro o andamento desse documento.

Recuperar Documentos[editar]

Para recuperar um documento excluído, é necessário fazer uma pesquisa, esta pode ser feita por 'nome', 'número do documento', etc. Selecionar a opção Excluído. Clicar no botão “Pesquisar”. A busca deverá retornar o documento. Selecione o documento e clique no botão “Recuperar Excluído”.

Vincular um documento pronto a processos e expedientes[editar]

Documentos prontos são os documentos criados no sistema CIA, ao vincular este documento ao um expediente/processo o documento acompanhará respectivamente as tramitações. Na aba documentos, selecionar o documento que deseja vincular ao processo/expediente. Clicar no botão Vincular, selecionar a opção Expediente ou Processo, digitar o número único, clicar no botão Salvar.

Utilização de prazo para resposta[editar]

O Prazo de resposta será utilizado apenas com o andamento de remessa, depois de preencher o campo com a lotação de destino, o sistema habilitará o campo para adicionar a data para resposta e o campo para adicionar o nome de quem receberá a notificação com o prazo. Lembrando que este prazo pode ser alterado por quem encaminhou o expediente/processo.


Bloqueio e Lembretes para processos e expedientes[editar]

  • Bloqueio somente para Remessa: Caso o expediente/processo esteja bloqueado para remessa e tente tramitar para outro departamento, o sistema emitirá mensagem de que o expediente/processo está bloqueado. Para tramitá-lo, será necessário o desbloqueio e justificativa.
  • Boqueio total: Nenhuma alteração/edição é permitida no processo/expediente até que o bloqueio seja resolvido;
  • Lembretes: No caso do lembrete, depois de selecionada a data para exibição e salvá-lo, o sistema adiciona este lembrete à página principal; vencida a data limite de exibição, o mesmo será enviado para lembretes vencidos. Selecionar o expediente/processo que deseja adicionar um bloqueio ou lembrete, clicar no botão Editar e depois na aba Lembretes/Bloqueios.
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  • Obs.: Mesmo estando bloqueado o expediente/processo pode sofrer alterações/edição.
  • Obs.: Lembretes e Bloqueios podem ser incluídos nos processos e expedientes, mesmo que estes estejam em outras lotações.

Colocar processos e expedientes como favoritos[editar]

  • O cliente deve escolher o expediente ou processo que deseja salvar como favorito. Abrir o expediente ou processo na aba “Informações do Processo” no canto esquerdo da tela, clicar na estrela embaixo do número único, marcar Favoritos Pessoal, Favorito da Lotação ou ambas. Os favoritos aparecerão na tela inicial do Cia.
  • Para receber por e-mail as movimentações e andamentos dos processos marcados como favoritos, o usuário deverá solicitar por SDK ou telefone a configuração de recebimento de E-mail Favorito Lotação no Sistema CIA.


Envio de E-mail com confirmação de leitura[editar]

  • Selecionar o expediente e ou processo que deseja enviar por e-mail, acessar a opção “Mais Ações > Enviar por e-mail” na tela de envio marcar a opção “Solicitar Confirmação de Leitura”, um link com os dados do expediente/processo será enviado como conteúdo do e-mail. Um novo andamento será lançado no expediente/processo quando o link enviado for clicado pelo destinatário.


Editar/Alterar Andamentos[editar]

Selecionar o expediente e ou processo para edição de andamento clicar no botão Editar ou no ícone Abrir a lista de andamento; clicar na guia Andamentos selecionar o andamento que será editado, clicar no botão Editar, selecionar o novo andamento, clicar no botão Salvar. Obs. Andamentos automáticos e de outra lotação não podem ser editados. Caso não seja um andamento automático atentar-se ao bloqueio que pode ser feito no expediente ou processo ele impede a edição do andamento pelo o usuário. Em caso de andamento bloqueado, entrar na opção “Lembretes/Bloqueios”, para remover o bloqueio, clicar no link “Resolver”, preencha a justificativa referente ao desbloqueio, depois clicar no botão Salvar.

Cadastrar modelos para andamentos[editar]

Para cada andamento é necessário e às vezes obrigatório incluir uma descrição, este trabalho normalmente consome tempo no momento do cadastro de andamentos. Para evitar isso, que tal usar modelos prontos? O cadastro de Modelo de Tipo de Andamento permite a elaboração de conteúdo para cada andamento utilizado no Sistema CIA. Acesse o menu Cadastros/Modelo de Tipo de Andamento. Clicar no botão Novo, marcar se este modelo será exibido para Processos, Expedientes ou para ambos, informar um Título para o modelo, preencher o conteúdo do modelo, selecionar o Tipo de Andamento. Clicar no botão Salvar e cadastrar novo modelo, ou Salvar e Fechar para encerrar o cadastro de modelos.