Mudanças entre as edições de "CIA - Controle de Informações Administrativas"

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Edição das 11h26min de 13 de setembro de 2013

logosdk
Endereço: http://cia.tjmt.jus.br
Implantação: 2011
Equipe responsável: Equipe Administrativa
Analista: Djalma Ribeiro
Linguagem: Java
Banco: PostgreeSQL
Autenticação: Local


Histórico

O sistema Controle de Informação Administrativa (CIA) foi desenvolvido pela Coordenadoria de Tecnologia da Informação do Tribunal de Justiça de Mato Grosso para facilitar o gerenciamento de processos, documentos e expedientes administrativos utilizados por magistrados e servidores, de forma rápida e simplificada. Quando instalado, o programa, que é elaborado com tecnologia mais avançada, moderna e com plataforma mais rápida, substitui os sistemas Gedoc e Atenas. A ferramenta foi implantada como projeto piloto em algumas áreas da sede, como na Ouvidoria-Geral da Justiça. “O CIA é simples e de fácil manuseio. Possui características do antigo sistema para facilitar a adaptação, além de permitir o acompanhamento dos expedientes pelo gestor, o que propicia o melhor gerenciamento da área”, destaca Karine de Moraes Giacomeli de Lima, diretora do setor. Padronização de documentos e mais funcionalidade no momento de acessar informações registradas no sistema são alguns dos recursos presentes no sistema, que objetiva ser o único sistema de acompanhamento e registro de andamento dos processos administrativos. O software também conta com um editor de texto especial, substituindo o trabalho de se criar um documento em um editor externo para depois enviá-lo como anexo por e-mail. O sistema Atenas foi implantado em 1995 e o Gedoc foi criado em 2003 para substituí-lo, porém acabou não suprindo as necessidades e transformou-se num aliado do antigo programa. O CIA substitui as funcionalidades de ambos.

Arquitetura

Módulos

Manuais dos módulos

  1. CIA - Módulo Documentos
  2. CIA - Módulo Expedientes
  3. CIA - Módulo Processos

POP - Procedimento Operacional Padrão

  1. Enviar Documentos para o DJE
  2. Enviar Imprensa para o DJE
  3. Autuar expediente
  4. Anexar Documentos Externos aos Expedientes
  5. Cadastrar Tipo de Parte em um Processo
  6. Criar documento em um Expediente

Vídeos Aulas

Versões do sistema

Versão Data da Publicação Observações
4.0.0.0 03/09/2013 Veja o que há de novo

FAQ

  1. O que é necessário para acessar o sistema?
  2. A utilização do CIA é obrigatória?
  3. Quais benefícios são propiciados pelo sistema?
  4. Quais são os desafios para a implantação do software CIA?
  5. Vou continuar usando o GEDOC ou o ATENAS?
  6. Existe um controle de acesso?
  7. Quem libera ou cadastra os usuários no sistema?
  8. O meu Word será apagado?
  9. As notificações são feitas para o usuário ou para a lotação?
  10. Como o sistema trabalhará com os documentos, expedientes e processos antigos?
  11. Eu posso criar meus próprios modelos de documentos?
  12. Os modelos são do usuário ou da lotação ao qual ele (usuário) pertence?
  13. Se eu apagar um documento ou expediente, posso recuperá-lo?
  14. O sistema tem algum tipo de auditoria?
  15. Eu posso anexar documentos em meus processos ou expedientes?
  16. Os meus processos e expedientes que possuo no GEDOC e ATENAS serão perdidos?
  17. Eu posso usar qualquer sistema operacional?
  18. Como é feita a instalação do CIA em minha máquina?
  19. Meu computador precisa ter algum programa ou software especifico para que o CIA funcione?
  20. Eu posso usar qualquer navegador de internet?
  21. Como será a relação do sistema CIA com um processo físico?
  22. Eu posso abrir mais de um expediente ao mesmo tempo?
  23. O editor de texto tem corretor ortográfico?
  24. Eu posso abrir vários documentos para edição ao mesmo tempo como é feito no Word?
  25. Documentos, expedientes e processos da minha lotação serão vistos por outras lotações?
  26. Poderei alterar os documentos, expedientes e processos de outras lotações?
  27. Foi protocolado um expediente no CIA que preciso juntar em outro no GEDOC. Como faço?
  28. Chegou um documento pelo Malote Digital. Preciso imprimir para protocolar e escanear para voltar ao sistema?


1. O que é necessário para acessar o sistema?

Para que o servidor tenha acesso ao CIA ele precisa estar cadastrado para ter o login e senha. O servidor também precisa estar vinculado a uma lotação. Tanto o cadastro como o vínculo com a lotação são feitos pela informática no ramal 7-3900 ou pelo SDK (http://sdk.tjmt.jus.br).

2. A utilização do CIA é obrigatória?

Após a implantação ocorrida no dia 16/04/2012, os sistemas GEDOC e Atenas foram desabilitados para inclusão de qualquer registro novo. Utilizaremos estes sistemas somente para dar continuidade nos expedientes e processos ativos atualmente. Paralelamente o sistema CIA se tornou oficial para inclusão de novos e andamento de documentos, expedientes e processos, físicos e digitais.

3. Quais benefícios são propiciados pelo sistema?

O sistema CIA é feito com as mais recentes tecnologias utilizando de modernos recursos para torna-lo rápido e seguro. Atualmente os principais benefícios são o padronização, unificação de processos administrativos, layout melhorado, distribuição da informação mais clara, velocidade de acesso às informações, acesso pela internet de qualquer lugar, auditoria, independência do Microsoft Office Word, pesquisa avançada de documentos, expediente e processos, segurança e integridade das informações.

4. Quais são os desafios para a implantação do software CIA?

Sabemos que a troca de sistema muitas vezes é difícil, pois estamos acostumados a anos com determinadas rotinas e com a chegada o sistema novo totalmente diferente, dificultando o trabalho. Pensando nos usuários fizemos o CIA muito parecido com os sistemas atuais e iremos oferecer treinamento e suporte para que todos tenham conhecimento das mudanças e novidades do novo sistema.

5. Vou continuar usando o GEDOC ou o ATENAS?

No final de 2012 fazer a importação das informações desses sistemas para o CIA, conforme cronograma. Esta importação é muito complexa e iremos fazer com muito cuidado para não haver perda de informação. Ao longo desse período iremos trabalhar na importação dos dados e melhorias no CIA para torna-lo uma ferramenta poderosa no controle de documentos, expedientes e processos, dando possibilidade de termos um controle administrativo totalmente digital. Diante disso será necessário utilizar os sistemas GEDOC e ATENAS para dar continuidade aos expedientes e processos ativos atualmente.

6. Existe um controle de acesso?

Existe um controle de acesso ao sistema e um controle de acesso as informações. O controle de acesso ao sistema é feito com login e senha pessoais. Uma vez logado no sistema o usuário irá ter acesso as informações conforme o seu perfil e nível de acesso. Todas as ações executadas no sistema são auditadas.

7. Quem libera ou cadastra os usuários no sistema?

O cadastro de usuários é feito pelo Departamento de Suporte da Informática pelo ramal 7-411 ou pelo SDK (http://sdk.tjmt.jus.br). O coordenador deverá solicitar o cadastro de seus servidores.

8. O meu Word será apagado?

O CIA possui um editor de documentos próprio com melhorias para atingir as rotinas do tribunal. Utilizaremos este editor para criar documentos (ofícios, despachos etc.) e poderemos utilizar esses documentos em andamentos de expedientes e processos. De toda forma não será necessário apagar o Word dos compudatores.

9. As notificações são feitas para o usuário ou para a lotação?

Algumas rotinas no sistema geram notificações na barra superior direita do CIA visíveis através de um número que representa as notificações não lidas. Ao passar o mouse sobre este número o sistema irá exibir estas notificações. Estas notificações podem ser para o usuário do servidor ou para toda a lotação que ele está associado.

10. Como o sistema trabalhará com os documentos, expedientes e processos antigos?

Até a importação dos dados antigos para o CIA ocorrer não será possível visualizar documentos, expedientes e processos antigos. Para dar andamento nesses registros deverá acessar os sistemas GEDOC e ATENAS

11. Eu posso criar meus próprios modelos de documentos?

Por definição junto ao conselho iremos restringir o acesso a tela para criar modelos de documentos visando diminuir a quantidade de modelos criados sem necessidade ou em duplicidade.

12. Os modelos são do usuário ou da lotação ao qual ele (usuário) pertence?

Os modelos são vinculados a contadores que por sua vez são vinculados a lotações. Todos que pertencem a(s) lotação(ões) vinculadas ao contados do modelo poderão utilizar este modelo para criar documentos.

13. Se eu apagar um documento ou expediente. Posso recuperá-lo?

Sim! O documento não é excluído na verdade. Somente o marcamos como excluído e removemos da visão principal. Estes documentos poderão ser localizados na Pesquisa e recuperados pelo botão “Recuperar Excluído”.

14. O sistema tem algum tipo de auditoria?

Todas as principais ações dentro do sistema são auditadas.

15. Eu posso anexar documentos em meus processos ou expedientes?

É possível anexar documentos criados no próprio CIA ou busca-los no computador.

16. Os meus processos e expedientes que possuo no GEDOC e ATENAS serão perdidos?

Nenhuma informação dos sistemas GEDOC e ATENAS será perdida, mesmo após a importação.

17. Eu posso usar qualquer sistema operacional?

Sim! O sistema é acessado pela internet independente de sistema operacional.

18. Como é feita a instalação do CIA em minha máquina?

O CIA não precisa ser instalado pois ele é acessado pela internet. Será necessário atualizar o navegador (Internet Explorer, Firefox ou Chrome) e instalar o plugin para abrir o editor (somente pra quem for utilizar Firefox e Chrome).

19. Meu computador precisa ter algum programa ou software especifico para que o CIA funcione?

Para acessar o CIA precisamos ter um navegador de internet atualizado (Internet Explorer, Firefox ou Chrome).

20. Eu posso usar qualquer navegador de internet?

Garantimos a perfeição das funcionalidades do CIA somente nas últimas versões dos principais navegadores existente hoje:

  • Internet Explorer 8 ou 9 ou superior;
  • Firefox 10 ou superior;
  • Chrome 16 ou superior;


21. Como será a relação do sistema CIA com um processo físico?

O CIA irá trabalhar da mesma forma que o GEDOC e ATENAS trabalham hoje, paralelamente ao processo físico.

22. Eu posso abrir mais de um expediente ao mesmo tempo?

Não é possível abrir mais de um expediente ou processo ao mesmo tempo. Iremos adicionar esta funcionalidade o mais breve possível.

23. O editor de texto tem corretor ortográfico?

Sim.

24. Eu posso abrir vários documentos para edição ao mesmo tempo como é feito no Word?

Documentos avulsos sim, mas documentos vinculados a expedientes ou processos podem ser abertos somente um por vez.

25. Documentos, expedientes e processos da minha lotação serão vistos por outras lotações?

Sim, desde que eles não estejam sigilosos.

26. Poderei alterar os documentos, expedientes e processos de outras lotações?

Não. Somente a lotação atual poderá alterar as informações.

27. Foi protocolado um expediente no CIA que preciso juntar em outro no GEDOC. Como faço?

Simples! No CIA localize o expediente e gere a "Capa do Expediente" em PDF e se necessário imprima. Ainda no CIA faça um andamento para certificar que o expediente foi juntado a outro no GEDOC e arquive! No GEDOC faça um andamento anexando o PDF da capa de expediente que foi gerada no CIA.

28. Chegou um documento pelo Malote Digital. Preciso imprimir para protocolar e escanear para voltar ao sistema?

Não. Salve o arquivo que veio pelo Malote Digital em seu computador, abra o CIA e clique em "Novo Expediente". Classifique o expediente e gere um andamento anexando o arquivo salvo em seu computador e pronto!