CIA - Módulo Arquivamento

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Módulo Arquivamento

O Módulo de Arquivamento do CIA foi desenvolvido a pedido da Coordenadoria Administrativa e portanto adota o critério que as lotações são responsáveis por criar, organizar, etiquetar e enviar as caixas para o arquivo contendo os expedientes e processos. Além de gerenciar o controle das caixas pelas lotações, também irá gerenciar o “estoque” do arquivo, deixando-o mais organizado e de fácil controle pelos servidores responsáveis pelo departamento e permite até que o Depart. de Arquivo escaneie as peças físicas para que sejam arquivados digitalmente.


Principais dúvidas

Como criar uma caixa?

Acessando o menu Processos > Gerenciar Caixas, você pode criar uma caixa apenas clicando no botão Novo Item. (O mesmo serve para Expedientes > Gerenciar Caixas)

Como desmembrar uma caixa?

Para desmembrar uma caixa você precisa selecionar uma caixa já criada, clicar em Mais ações > Desmembrar.
A funcionalidade de Desmembrar irá auxiliar a gerenciar caixas em casos de processos com muitas páginas.
Desmembrar caixa.png

Como arquivar um Expediente/Processo físico?

Para arquivar um expediente/processo você precisar fazer um andamento de Arquivado, selecionar o número da caixa onde o mesmo irá ser arquivado
e salvar. Você pode optar por adicionar o item na caixa mais tarde, acessando o menu "Gerenciar de Caixas".

Criar andamento arquivado

Quais Tipos de Andamento arquivam um Processo/Expediente?

Tipos de Andamento para Arquivar processo:
341 - Arquivado no Departamento;
342 - Arquivado por Decisão;
343 - Arquivado por Despacho;
344 - Arquivado.

Img9Lapis.jpg O arquivamento de processos ou expedientes somente poderão ser feitos pela lotação de autuação ou criação e pelo

sistema, confome Instrução Normativa N. 5/2014-Coord. Adm., Art. 8º.


Para o expediente utilizar o tipo de andamento:
344 - Arquivado.

Como enviar uma caixa para o Dep. de Arquivo?

Como descrito na normativa, para enviar um expediente ou processo para o Dep. de Arquivo a caixa deverá estar etiquetada, portanto após inserir os expedientes/processos
desejados em uma caixa você deve etiqueta-la acessando o menu Processo > Gerenciar Caixas e clicando no botão Gerar Etiqueta. Feito isso clique no botão Enviar para Arquivo.
(O mesmo acontece para Expedientes > Gerenciar caixas)


Enviar para arquivo.png

Como solicitar o Expediente/Processo físico para desarquivamento?

Caso um processo/expediente já tenha sido recebido pelo Departamento Serviço de Arquivo, você ainda pode Solicitar o Processo Físico,
clicando no link (atalho) que aparece quando se visualiza o processo/expediente.
O Departamento Serviço de Arquivo irá encaminhar para o setor solicitante, o processo físico e também pelo sistema de arquivamento,
podendo assim a lotação solicitante visualizá-lo na caixa de entrada.
Solicitar processo ficiso.png

O Setor Solicitante realiza o desarquivamento clicando no link (atalho Desarquivar Processo) que aparece quando se visualiza o processo/expediente.
Já o Cancelar Arquivamento só irá aparecer ao solicitante uma unica vez, Somente após realizar como última ação o Andamento de Arquivado,
sem ter enviado a caixa para o Arquivo. O Cancelar Arquivamento é como se o item nunca tivesse sido arquivado.
Desarquivar processo.png

Como retornar um Expediente/Processo físico para o Dep. de Arquivo?

Para retornar um Expediente/Processo físico para Departamento Serviço de Arquivo, basta cadastrar um andamento com o código 546 - Retorno ao Arquivo.

Retorno ao arquivo.png

Posso somente arquivar um Expediente/Processo e posteriormente inseri-lo em uma caixa?

Sim. Através do menu Processo > Gerenciar Caixas (Expediente > Gerenciar Caixa), você pode adicionar Itens da Caixa, só depois de adicionado
os itens na caixa que o botão Enviar para Arquivo ficará liberado.

Adicionnar itens na caixa.png

Posso solicitar um Expediente/Processo físico para visualização e não desarquiva-lo?

Sim. Após receber o expediente/processo da lotação Serviço de Arquivo, retorne-o fazendo um novo andamento do tipo "Retorno ao Arquivo" encaminhando-o para o Arquivo.

Posso enviar um Expediente/Processo físico sem inseri-lo em uma caixa?

Exceto nos Casos de Retorno ao Arquivo, os processos devem ser enviados para o Departamento de Serviço de Arquivo em caixas e devidamente etiquetados conforme Normativa.

Receber pelo Departamento de Arquivo

Os processos/expedientes possuem 3 status na tela para recebimento na lotação de Serviço de Arquivo :

  1. Sendo arquivado pela primeira vez
  2. Status de recebido pela lotação
  3. Recebido pelo andamento Retorno ao arquivo.


Receber arquivo.png

(Departamento de Arquivo) Enviar processo/Expediente físico

Após ser Solicitado um Processo/expediente Físico, os mesmos ficarão na aba Solicitações de Remessa para serem retornados ao arquivo.
Enviar proc Exp fisico.png