CIA - Módulo Documentos

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Módulo Documento

Atenção: Para clientes que estiverem com problemas ao abrir documentos no CIA utilizando o browser Google Chrome,Clique Aqui e saiba como Abrir o Editor de Documentos do CIA

A guia Documentos é composta pelos botões Documentos, Solicitação de Assinatura, Validar Documento Assinado e Modelo de Documento.

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Documentos

Ofício, parecer, requerimento, ata, solicitação, comunicação interna e todos os demais documentos feitos tanto no sistema GEDOC como no editor de texto WORD podem ser elaborados neste item.

Solicitação de Assinatura

Documentos que possuem pedidos de assinatura digital serão apresentados neste item.

Validar Documento Assinado

Para verificação da validade de documento assinado digitalmente, clique neste item.

Modelo de Documento

Crie modelos para elaboração dos documentos usando este item.

Documentos

A guia documentos traz botões, menus e submenus de forma organizada para facilitar o trabalho de inclusão, consultas, e alterações de documentos.

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Pesquisar

Para pesquisar documentos. Clique no botão Pesquisar. O formulário de pesquisa será aberto com opções de consulta.

Lotação

Relaciona a forma como será feita a pesquisa por lotação.

Todas

A pesquisa é feita em todos os departamentos que utilizam o sistema CIA.

Minha Lotação

A pesquisa será feita somente na lotação na qual se estar lotado.

Lotação Especifica

A pesquisa será feita na lotação na qual foi especificada na consulta.

A pesquisa pode ser feita preenchendo um campo ou vários. Quanto mais campo for preenchido mais resumido será o resultado. Clique no
botão Pesquisar para concluir a pesquisa.

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Obs.: Documentos sigilosos de outras lotações não serão apresentados no resultado da consulta.

Se o usuário que fizer a pesquisa não possuir privilégios de ver documentos sigilosos, estes também não serão apresentados..


Ordenar

O menu ordenar permite a alteração da ordem de apresentação dos documentos pela data de criação.

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Mais Recentes

Apresenta os documentos pelo mais recente, o que foi elaborado ou alterado pela última vez.

Mais Antigos

Apresenta os documentos pela data mais antiga.

Número do Documento

Apresenta os documentos ordenados pelo número do documento.

Filtrar

Use o menu filtrar para trabalhar com todos os documentos da lotação ou somente com documentos criados pelo usuário logado.

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Documentos da Lotação

Apresenta todos os documentos elaborados por todos os servidores da lotação.

Documentos Criados por Mim

Apresenta somente os documentos elaborados pelo servidor logado.

Visão Principal

A guia Visão Principal apresenta todos os documentos elaborados pelos servidores da lotação ou os que foram recebidos por esta.

Todos os documentos dentro da visão principal podem ser usados por todos os servidores da lotação, desta forma podem ser alterados, excluídos,
enviados por email, ou tramitados. Documentos em outra lotação somente podem ser visualizados.

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Novo Documento

Para criar um novo documento. Clique no botão Novo Documento, depois no item Normal ou Sigiloso. Aguarde o editor de texto ser exibido.

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Obs.: O item Sigiloso somente aparecerá para os servidores que têm o perfil para criar documentos sigilosos, esta liberação é feita pelo gestor da lotação na guia Cadastro » Permissões de Usuários..


A seleção de modelos será mostrada. Selecione o contador do documento a ser criado. Dentro de cada contador são guardados modelos de documentos. Veja abaixo.

Item 1

Clique sobre o tipo de contador que será utilizado para documento a ser elaborado.

Item 2

Clique no nome do modelo de documento que será usado para criação do documento. Clique no botão OK para abrir o modelo de documento.

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O editor de texto é apresentando. Veja abaixo um exemplo.

O primeiro item em destaque mostra a opção de gerar o número do documento. O segundo item em destaque mostra a variável <<Documento.Numero>> que
será substituída pelo número gerado pelo sistema.

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Editar

Para alterar o conteúdo de um documento. Selecione o documento com um clique, depois clicar no botão Editar. Outra forma de alterar é clicando
duas vezes em cima do documento que se deseja alterar. O documento será aberto para edição.


Salvar Como

Permite copiar todo o conteúdo do documento selecionado mudando o contador do documento. Escolha um novo contador para o documento, informe o nome.
Para concluir clique no botão Salvar.

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Visualizar

Para um documento assinado digitalmente, este botão permite abrir o documento para visualização e conferência da assinatura digital o documento
será aberto no formato pdf. Para visualizar, também poderá ser usado o ícone de lupa nas informações do documento.

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Remover Assinatura

Permite remover a assinatura digital do documento selecionado. A partir da remoção o documento fica livre para alterações. Para confirmar a remoção
da assinatura digital clique no botão Confirmar.

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Excluir

Para excluir um documento, selecione o documento com um clique sobre o mesmo, depois clique no botão Excluir. Confirme a exclusão.

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Obs.: Os documentos por regra não são excluídos da lotação, apenas recebem uma etiqueta de Excluído, podendo ser recuperados a qualquer momento..


Renomear

Permite trocar o nome informado no momento de salvar o documento. Selecione o documento com um clique, depois clique no botão Renomear.

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Obs.: Documentos assinados digitalmente não podem ser renomeados..


Vincular

O menu Vincular permite que um documento criado na guia de Documentos possa ser anexado a um expediente(s) ou processo(s).

Para vincular um documento, selecione o documento com um clique, depois clique no menu Vincular, e finalmente escolha em qual item deseja anexar o documento, em Expediente ou Processo.

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Expedientes

Informe o número único do expediente do qual o documento fará parte. Clique no botão Salvar. Neste momento o sistema abrirá o expediente na aba Documentos para que seja gerado o andamento tornando desta forma o documento em somente leitura.

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Processos

Informe o número único do processo do qual o documento fará parte. Clique no botão Salvar. Neste momento o sistema abrirá o processo na aba Documentos para que seja gerado o andamento tornando desta forma o documento em somente leitura.

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Mais Ações

O menu Mais Ações traz mais possibilidades de trabalhar com o documento selecionado

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Enviar para o DJE

Este item abrirá um formulário para enviar o documento para o Sistema Diário Justiça Eletrônico. Somente alguns documentos previamente configurados podem ser enviados, e somente alguns usuários têm o privilégio de envio.


Enviar E-mail

Selecione o documento ou documentos clicando sobre eles, depois clique neste item para enviá-los por e-mail. Esta é uma forma de enviar documentos sem a necessidade de usar gerenciadores de e-mail fora do sistema.

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Obs.: Os documentos são convertidos para PDF antes de serem enviados..


Tramitar

Tramitar um documento permite enviar um ou vários documentos para outra lotação (departamento). Este tramite implica que a lotação de destino terá todos os privilégios sobre o documento enviado, inclusive de alteração, exclusão, etc.

O documento sairá da guia Visão Principal e passará para a guia Caixa de Saída. Quando na lotação de destino for recebido, o documento sairá da caixa de saída. No formulário de tramite somente o campo Lotação de Destino é obrigatória. Para concluir o tramite clique no botão Salvar e Fechar.


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Solicitar Assinatura

A opção de solicitação de assinatura de documento poderá ser feita de duas formas. A primeira é a assinatura do próprio servidor que elaborou o documento. Para isso clique no documento que deseja assinar, depois em Mais Ações, e finalmente em Solicitar Assinatura. Marque o item Somente minha assinatura e clique no botão Próximo.

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Somente minha Assinatura

Para assinar o próprio documento. Depois de selecionado o item Somente minha assinatura na figura anterior. Leia a mensagem e clique no botão desejado. Sim para assinar o documento no momento da solicitação ou Não, assinar depois para assinar o documento em outro momento.

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Incluir várias assinaturas

Permite informar ao CIA quem serão as pessoas que assinarão o documento, e não há limites de seleção de nomes. A figura abaixo mostra como é feita a escolha dos nomes para assinar um documento.

No campo Assinantes informe o nome das pessoas que assinarão o documento. Para remover algum nome, clique no botão Remover. Depois de informados os nomes solicitando a assinatura, clique no botão Finalizar.

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Histórico

A impressão de histórico abre um arquivo no formato PDF com tudo que aconteceu com o documento, alteração, visualização, impressão, tramite, envio por email, etc.

O documento é mostrado em ordem da atividade mais atual para a mais antiga.

Mudar Sigilo

Este item de menu permite trocar o status de um documento, se o documento estiver como sigiloso muda para normal (visível por todos, em qualquer lotação.). Um cuidado deve ser tomado. Caso o usuário do sistema não tenha privilégios de ver documentos sigilosos este desaparecerá quando o status for mudado para sigiloso.

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Exportar para PDF

Para exportar todo o conteúdo de um documento para o formato PDF, clique neste item de menu. Um arquivo PDF será baixado para a maquina do usuário.

Caixa de Entrada

A guia Caixa de Entrada mostra todos os documentos que foram tramitados de outras lotações.

Enquanto permaneceram na caixa de entrada, os documentos somente podem ser visualizados. Para alterar o conteúdo de um documento é necessário o recebimento. Para isso, clique sobre o documento que deseja receber, depois clique no botão Receber Documento.

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Receber Documento

Para receber um documento enviado para a sua lotação, clique sobre o mesmo, depois no botão Receber Documento. Depois de recebido o documento
é transferido para a guia Visão Principal e estará livre para edição.

Visualizar

Se desejar ler o conteúdo do documento antes de recebê-lo, selecione o documento com um clique, depois clique no botão Visualizar.

Mais Ações

O menu Mais Ações traz outras três opções de trabalhar com o documento antes de recebê-lo.

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Enviar E-mail

Caso deseje enviar este documento por email antes de recebê-lo clique neste item de menu.

Histórico

O histórico permite ver tudo que já aconteceu com o documento.

Exportar para PDF

Este item de menu permite exportar todo o conteúdo do documento para o formato PDF.

Caixa de Saída

A guia Caixa de Saída guarda todos os documentos que foram tramitados, enquanto estes não forem recebidos na lotação de destino.

Enquanto permanecerem na caixa de saída qualquer usuário da lotação de origem poderá cancelar o envio, visualizar o documento, enviar por email, ver o histórico e exportar o conteúdo para PDF.

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Cancelar Envio

O cancelamento do tramite somente é permitido antes que o mesmo seja recebido na lotação de destino.

Visualizar

Antes que o documento seja recebido ainda é possível visualizar o documento, mesmo estando na caixa de saída.

Mais Ações

Os itens do menu Mais Ações podem ser usados enquanto os documentos estiverem na caixa de saída da lotação.

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Enviar E-mail

Enquanto o documento permanecer na caixa de saída é possível enviar uma cópia deste por e-mail.

Histórico

Também é possível ver o histórico do documento enquanto este estiver na caixa de saída da lotação de origem.

Exportar para PDF

Exportar o conteúdo do documento para PDF é possível enquanto o mesmo estiver na caixa de saída.

Solicitação de Assinatura

Documentos com pedido de assinatura para o usuário logado serão exibidos na guia Aguardando minha Assinatura. Documentos assinados
são convertidos para o formato PDF.

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Documentos com pedido de assinatura para a lotação do usuário logado serão exibidos na guia Solicitações da Lotação. Documentos assinados
são convertidos para o formato PDF.
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Pesquisar

O item Status controla a forma da pesquisa: Todos, Pendentes, Assinados, Devolvidos, Cancelados.

Todos

Pesquisa todos os documentos assinados, pendentes, devolvidos.

Pendentes

Pesquisa somente documentos que ainda não foram assinados.

Assinados

Pesquisa somente documento que foram assinados.

Devolvidos

Pesquisa documentos que foram devolvidos.

Cancelados

Pesquisa documentos que tiveram a assinatura cancelada.

Informe como deseja fazer a consulta. Clique no botão Pesquisar para concluir.

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Ordenar Mais Recente

O menu de Ordenar Mais Recentes permite mudar a ordem dos documento assinados as opções são: Ordenar por data da solicitação, por data
de devolução e por data de assinatura dos documentos.

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Data Solicitação

Clique no item Data Solicitação para ordenar os documentos assinados por esta data.

Data Devolução

Clique no item Data Devolução para ordenar os documentos assinados por esta data.

Data Assinatura

Clique no item Data Assinatura para ordenar os documentos assinados por esta data.

Filtrar

O menu Filtrar restringe a quantidade de documentos apresentados na guia Solicitações da Lotação.

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Pendentes

Serão apresentados somente documentos ainda não assinados.

Devolvidos

Serão apresentados documentos que foram devolvidos antes da assinatura.

Assinados no Dia

Somente documentos assinados no dia serão apresentados com este filtro.

Assinados na Semana

Documentos que foram assinados dentro do período de uma semana.

Assinados no Mês

Todos os documentos assinados no mês corrente serão mostrados.

Aguardando minha Assinatura

A guia Aguardando minha Assinatura mostra todos os documentos que ainda não foram assinados pelo próprio solicitante.

Esta guia permite assinar digitalmente, abrir o documento para ver o conteúdo ou devolver o documento para correção.

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Assinar Digitalmente

Clique no botão Assinar Digitalmente, um formulário solicitando a senha do token (Certificado digital) será apresentado para inclusão de senha.

Abrir

Permite abrir o documento selecionado para ver ou imprimir antes de assinar.

Devolver

O botão Devolver permite devolver o documento sem assinatura caso precise de correção.

A tela abaixo é apresentada para informar o motivo da devolução. Preencha o campo Motivo da Devolução. Clique no botão Confirmar Devolução.

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Solicitações da Lotação

Documentos com solicitação de assinaturas para servidores da serventia serão apresentados nesta guia para devidas assinaturas, leitura e devolução do documento.

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Cancelar Solicitação

O pedido para para assinatura do documento pode ser cancelado. Para isso, clique no botão Cancelar Solicitação.

Abrir

Clique para visualizar o conteúdo do documento antes de cancelar a solicitação.

Validar Documento Assinado

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Modelo de Documento

Todos os documentos elaborados no sistema CIA necessitam de um modelo de documento. Neste menu é possível incluir no sistema todos os
modelos que serão usados pela lotação.

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Obs.: O menu Modelo de Documento depende de perfil de usuário, isto é, somente alguns servidores têm acesso ao menu e podem criar novos modelos de documentos..


Pesquisar

Para pesquisar modelos, selecione o contador no item marcado. Em seguida, clique no botão pesquisar.

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Novo

Para criar um novo modelo, clique no botão Novo. Abrirá uma tela conforme a imagem abaixo.

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Item 1

Selecione em qual contador será criado o modelo do documento. O contador é responsável pelo controle dos números de cada documento. Exemplo: Ofícios, Comunicação Interna, etc.

Item 2

Selecione um modelo para servir de base para a criação de um novo. Caso não exista nenhum modelo criado dentro do contador, selecione “Em Branco”. Clique no botão OK.

Editor de texto

Abaixo a imagem de exemplo do editor de texto do sistema. O editor foi construído com a aparência do Word 2007, divido em abas, cada aba possui botões e menus para configuração, impressão, salvar documentos, configurar página, etc.

Os itens em destaque são exemplos de variáveis e serão trocadas pelo conteúdo quando este modelo de documento for usado.

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Editor de texto - Variáveis

As variáveis são objetos usados para atualização automática de conteúdo. No editor de modelos de documentos é possível incluir variáveis para o número do documento que será impresso, a data, o número do expediente entre outras.

Em Categorias, selecione qual a categoria da variável, no exemplo abaixo foi selecionado Data e Hora. Em Variáveis são apresentadas as variáveis dentro da categoria selecionada. Na imagem abaixo está selecionado o item Data Extenso, a variável será trocada pela data atualizada no momento da criação de um documento. Para adicionar a variável no modelo, clique no botão Adicionar ou dois cliques sobre o nome da variável.


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Alterar/Visualizar

Para alterar um modelo, depois de pesquisar o modelo que deseja alterar. Clique uma vez sobre o mesmo depois no botão Alterar/Visualizar.

Renomear

Clique sobre o modelo que deseja alterar o nome, depois clique no botão Renomear. No campo Novo informe um nome para o modelo. Clique no botão Salvar para concluir.

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Contador

O item contador é responsável por controlar o número gerado para cada documento. Somente o Departamento de Desenvolvimento da Informática poderá criar contadores para os demais departamentos.

Os contadores podem ser individuais ou coletivos. Exemplo: O contador “Ofício do Presidente” é compartilhado por várias lotações, isso significa que todos os documentos criados com base em modelos dentro deste contador receberão o mesmo número sequencial.

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