CIA - Módulo Expedientes

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Módulo Expediente

O módulo de Expediente é composto pelos seguintes itens:

Expedientes

Documentos que necessitem de protocolização podem ser lançados como expedientes no sistema CIA, não sendo necessário se dirigir até o Setor de Protocolo para obter o número único.

Impressão de Carga

Expedientes que foram enviados para outras lotações/departamento por meio do andamento de remessa são disponibilizados para reimpressão de carga.

Vincular Documentos a Expedientes

Para os departamentos de protocolo, ou outros que tenham grande demanda de expediente, foi desenvolvido este recurso para facilitar a vinculação da imagem do documento ao expediente virtual.

Assunto

Permite o cadastro dos assuntos lançados nos expedientes.

Tipo de Documento

Permite o cadastro dos tipos de documentos usados nos expedientes.

Tipo de Recebimento

Permite o cadastro de todas as formas de recebimento de expedientes. (Exemplo: Balcão, Internet, Email, etc).

Protocolo Físico

Recurso criado para gerar expediente e etiquetas sem preencher todos os campos obrigatórios para o cadastro de expediente no sistema, desta
forma o expediente criado deverá ser editado com os dados restantes.

Visão do módulo Expediente

Cia exped (1).png

Expedientes

Selecione Expediente » Expedientes.

Visão geral da guia de expedientes com todos os botões e menus, nesta guia é possível cadastrar, alterar, consultar, imprimir histórico, desmembrar, autuar expedientes. A guia EXPEDIENTE estará organizada da seguinte forma:

Pesquisar

Permite fazer consultas por expedientes em qualquer lotação ou comarca; a consulta pode ser feita por nomes, número único, datas, lotação, etc.

Ordenar

Permite ordenar os expedientes por data de expediente, mais antigos e mais novos.

Filtrar

Permite filtrar expedientes pertencentes à lotação, somente a um usuário ou alterados por usuário logado no sistema.

Visão Principal

Mostra todos os expedientes criados na lotação ou enviados e recebidos por esta.

Caixa de Entrada

Mostra todos os expedientes que foram enviados à lotação e que ainda não foram recebidos.

Caixa de Saída

Mostra todos os expedientes que foram tramitados para outras lotações que também utilizam o CIA e que ainda não tenham sido recebidos pela lotação de destino.

Cia exped (2).png

Pesquisar

O botão pesquisar permite fazer consultas por expedientes: dentro da lotação do usuário logado, em todas as lotações ou em uma lotação especifica.

Também é possível refinar a pesquisa por: assunto, tipo de documento, origem, número do documento, etc. Quanto mais campos forem preenchidos,
mais específico será o resultado.

Item 1

Selecione em qual lotação será feita a pesquisa:

  • Todas: a pesquisa é feita em todas as lotações que usam o sistema CIA.
  • Minha: a pesquisa é feita somente na lotação na qual se está conectado no momento.
  • Especifica: o usuário escolhe em qual lotação será feita a consulta.
  • Item 2

    Campos para refinar a consulta, estes campos podem ser usados individual, ou em conjunto, quanto mais campos preenchidos, mais especifica será o resultado.

    Item 3

    Informação onde será feita a pesquisa. Excluídos: Sim, Não e Todos; Arquivados: Sim, Não e Todos.

    Para realizar a pesquisa. Clique no botão Pesquisar.

    Cia exped (3).png

    Ordenar

    Selecione Expediente » Expedientes » Ordenar.

    O menu ordenar permite escolher como os expedientes serão exibidos. Para mudar a ordenação dos expedientes. Clique no menu Ordenar,
    depois selecione um item na lista de ordenação.

    Cia exped (4).png

    Filtrar

    Selecione Expediente » Expedientes » Filtrar.

    O menu Filtrar permite: mostrar os expedientes de toda a lotação; mostrar somente os expedientes criados ou alterados pelo usuário logado;
    ou mostrar expedientes que tenham como responsável o nome do servidor conectado ao sistema.

    Cia exped (5).jpg

    Visão Principal

    Selecione Expediente » Expedientes » Visão Principal.

    Todos os expedientes criados na lotação ou recebidos por esta serão apresentados na guia Visão Principal. Somente os expedientes desta
    guia podem receber andamentos, ser alterados, tramitados, enviados por email, etc.

    Esta guia permite entre outras funções: Cadastrar um novo expediente, andamentos, trocar a responsabilidade sobre um expediente, tramitar,
    autuar, anexar documentos externos ao sistema CIA etc.

    Cia exped (6).png

    Novo Expediente

    Selecione Expediente » Expedientes » Visão Principal » Novo Expediente.

    Para cadastrar um novo expediente, clique no botão Novo Expediente. O formulário abaixo será apresentado:

    Cia exped (7).png

    Item 1

    Informações preenchidas automaticamente após a gravação do expediente. “Número Único” será gerado, “Data do Protocolo”, “Última Alteração”, em qual lotação foi criado, qual a “Lotação Atual”, quem é o “Responsável” pelo expediente.

    Item 2

  • Propriedade: informe se o expediente é um pedido pessoal ou um expediente normal (expediente da lotação).
  • Tipo de Tramitação: Informe como o expediente irá tramitar entre as lotações, se apenas digitalmente, ou se acompanhado pelo documento físico.
  • Tipo de Acesso: Informe se o expediente é sigiloso ou não.
  • Prioridade: Informe se o expediente é normal ou urgente.
  • Item 3

    Identificação: Informe as características do documento, data, número de páginas, tipo de documento etc.

    Item 4

    Informe origem do documento; Matrícula/Remetente; Assunto e Resumo.

    No campo de resumo , é recomendável colocar o máximo possível de informações. Este campo é muito importante, pois todo o conteúdo do mesmo poderá ser usado para consulta do expediente.

    O botão Exped adi.png abre o formulário da próxima imagem. Este formulário permite o cadastro das partes relacionadas ao expediente.

    O cadastro de partes é feito em duas fases. Primeiro, cadastre nome, qualificação e dados pessoais. Clique no botão Salvar.


    Cia exped (9).png

    Para cadastrar um endereço clique no botão Adicionar. Preencha o formulário com o endereço da parte. Clique no botão Salvar.

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    Para finalizar , clique em Salvar e Fechar.

    Editar

    Para alterar o conteúdo de um expediente, selecione o expediente clicando sobre o mesmo ou através de pesquisa busque pelo expediente
    que deseja editar. Clique no botão Editar. O expediente será aberto para alterações.

    Cia exped (11).png

    Expediente

    A guia Expediente mostra as informações principais do expediente, conforme explicado anteriormente ao se criar um Novo Expediente.

    Altere as informações que desejar. Clique em Salvar ou Salvar e Fechar.

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    Expediente » Mais Ações

    O item Mais Ações permite realizar várias rotinas entre as que seguem abaixo:

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    Autuar

    Este recurso permite autuar um expediente selecionado. Um novo formulário será exibido para preenchimento dos campos correspondentes ao Processo.

    Desmembrar

    Este recurso permite desmembrar o expediente selecionado em vários outros. O expediente desmembrado não traz nenhum andamento, ou documentos,
    que estejam vinculados ao expediente principal. É registrado um andamento informando que o expediente foi desmembrado de outro.

    Novo E-Mail

    Permite enviar um email com informações do expediente selecionado. Também é possível enviar documentos que estejam anexados nas guias Andamentos e Documentos.

    Nova movimentação Interna

    Permite trocar o nome do responsável pelo expediente selecionado. Esta alteração pode ser feita por qualquer pessoa da lotação, desde que o expediente
    esteja na Visão Principal. Esta troca de responsável é vista somente dentro da lotação.

    Histórico de Movimentação

    Este recurso abre um documento com movimentações de troca de responsável pelo expediente.

    Andamentos

    Esta guia mostra todos os andamentos dados ao expediente. Também é possível adicionar novo andamento no botão Novo Andamento.

    Tipo

    Mostra o tipo de andamento cadastrado.

    Descrição

    Apresenta a descrição dada ao andamento

    Matricula

    Mostra quem cadastrou o andamento

    Data e Hora

    Mostra a data e a hora em que o andamento foi lançado no expediente

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    Novo

    No cadastro de novo andamento é possível: tramitar, arquivar, anexar documentos externos, juntar expedientes a outros expedientes ou processos,
    cancelar juntada etc. A tela a seguir será aberta:

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    Item 1

  • Andamento: Selecione o tipo de Andamento, dependendo do tipo serão ativados outros campos abaixo do Andamento;
  • Caixa: Informe o nome da caixa onde serão guardados os documentos do expediente;
  • Para: preencha com o nome da lotação para onde será tramitado o expediente;
  • Desembargador: informe o nome do desembargador;
  • Expediente secundário: informe o(s) expediente(s) que serão juntados ao expediente atual;
  • Expedientes Anexados: mostra a relação de expedientes que serão juntados ao expediente principal;
  • Permitir andamentos nos expedientes apensados/juntados: marque este item para que os expedientes que estão sendo juntados continuem recebendo andamentos individuais; caso não seja marcada esta opção, somente o expediente principal receberá andamentos;
  • Informar Usuário: envia um email para o usuário informado neste campo, que foi dado um andamento a expedientes.
  • Item 2

    Enviar Arquivos: documentos externos ao CIA, tais como documento Word, pdf, jpg, planilha de Excel, podem ser anexados ao expediente.

    Item 3

    Descrição do Andamento: escreva uma descrição para o andamento.

    Seta Vermelha

    Modelo de Tipo de Andamento: o sistema permite criar modelos para todos os tipos de andamentos, clique no botão para selecionar o modelo vinculado ao tipo de andamento escolhido.

    Editar

    Este botão abrirá o editor de andamentos para que sejam feitas alterações no tipo de andamento, na descrição etc. Para cada edição do andamento
    é guardado a versão anterior do mesmo.

    Excluir

    Permite excluir o andamento selecionado. É obrigatório um motivo para a exclusão do andamento.

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    Apensos e Juntadas

    Expedientes juntados ao expediente selecionado, ou desmembrados, serão apresentados nesta guia.

    Para visualizar o conteúdo de expediente apensado a outro, clique no número único do expediente como mostra a figura abaixo. O expediente será aberto como Somente Leitura.

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    Documentos

    Documentos que devem ser lançados no expediente podem ser incluídos por esta guia. Outra forma de incluir documentos a expediente é
    utilizar o item Vincular, mostrado no Manual - Módulos de Documentos.

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    Novo

    Para adicionar um novo documento. Mais detalhes ver Manual - Módulo Documentos.

    Editar

    Selecione um documento, depois clique no botão Editar. Será aberto o editor para alterar algum documento já criado.

    Excluir

    Selecione o documento que deseja excluir. Clique no botão Excluir. Leia a mensagem de aviso, confirme a exclusão.

    Obs.: Um documento excluído pode ser recuperado por meio da guia Documento » Documentos » Pesquisar. Informe um meio de pesquisa, marque a opção Excluído “Excluídos”, clique no botão Pesquisar. Com o documento selecionado clique no botão Recuperar Excluído. Ver Manual - Módulos Documentos..

    Gerar Andamento Este item é obrigatório para todos os documentos não assinados digitalmente. Caso não seja gerado um andamento clicando
    no botão Gerar Andamento, o documento ficará aberto para edição inclusive por outra lotação se o expediente for tramitado.

    Obs.: Depois de gerar o andamento não é mais possível fazer alterações no documento. Caso necessite alterar será necessário excluir o documento, recuperar e depois vinculá-lo novamente ao expediente..


    Solicitar Assinatura

    Selecione um documento e clique no botão Solicitar assinaturas, este recurso envia uma solicitação de assinatura tanto para quem solicitada como
    para qualquer outra pessoa participante no Sistema CIA.

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    Selecione o tipo da solicitação. Clique no botão Próximo.

    Na próxima tela informe o nome das pessoas que receberão a solicitação para assinar o documento. Preencha com a matrícula ou o nome no campo Assinantes.

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    Para remover um nome selecionado. Clique no botão Remover.

    Para finalizar a solicitação de assinaturas. Clique no botão Finalizar.

    Leia a mensagem, caso deseje assinar o documento logo que termina a solicitação, clique no botão Sim, caso contrário clique em Não, assinar depois.

    Mais Ações » Exportar para PDF

    Selecione o documento e clique neste botão para convertê-lo para o formato PDF.

    Mais Ações » Renomear

    Permite trocar o nome do documento selecionado.

    Lembretes/Bloqueios

    A opção de lembretes e bloqueios é muito útil para lembrar e obrigar o usuário a fazer algum evento no expediente.

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    Novo Lembrete

    A guia Lembrete/Bloqueios permite adicionar um lembrete ao expediente. Este lembrete ficará visível na tela de entrada do sistema na coluna a esquerda parte inferior da tela.

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    Somente lembretes não vencidos serão apresentados na tela de entrada. O lembrete pode ser resolvido a qualquer momento, por qualquer servidor da lotação. Na guia Lembretes/Bloqueios ficarão registrados a inclusão e a solução dos lembretes. Com informação de data, descrição e matrícula de quem criou e quem resolveu o lembrete.


    Novo Bloqueio

    O bloqueio de expediente serve para obrigar a fazer o que é pedido no bloqueio. O expediente ficará bloqueado enquanto o bloqueio estiver ativo. O bloqueio é visto somente na lotação que o criou, desta forma, é possível incluir bloqueio a expedientes que estejam em outra lotação. A lotação onde o expediente estiver no momento não sofrerá nenhum tipo de ação. O bloqueio feito se tornará válido e ativo somente quando o mesmo vier para a lotação que criou o bloqueio.

    Existem dois tipos de bloqueio

  • Total: Todo o expediente fica bloqueado, não sendo permitida nenhuma alteração.
  • Parcial: O expediente somente não poderá ser tramitado sem antes resolver o bloqueio.
  • Remover Bloqueio

    Para remover o bloqueio de lembrete basta clicar no botão RESOLVER.

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    Obs.: A principal diferença entre Lembrete e Bloqueio é que o lembrete lembra o usuário de fazer alguma coisa, mas não o obriga. O bloqueio não lembra o usuário, porém o expediente ficará bloqueado até que seja resolvido.

    Outra diferença é que, no lembrete é possível escolher uma data de cadastro, e no bloqueio a data é sempre do servidor de arquivos do Tribunal de Justiça, evitando-se bloqueios com data passada ou futura.


    Mais Ações

    Este item permite realizar outras funções tais como mostrado na figura abaixo.

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    Autuar

    Para AUTUAR o expediente selecionado clique no item Mais Ações » Autuar. Veja a figura abaixo:

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    Para mais informações sobre AUTUAÇÃO, verificar Manual - Módulo Processos.


    Desmembrar

    O desmembramento de expediente pode ser feito de duas formas: a primeira com o expediente selecionado na Visão Principal, clique no menu Mais Ações » Desmembrar; a segunda selecione o expediente por meio de pesquisa, clique no botão Editar e depois no menu Mais Ações » Desmembrar.

    O expediente desmembrado mantém o mesmo número e recebe uma letra (A), (B) etc., dependendo da quantidade de vezes que foi desmembrado.

    Cada novo expediente desmembrado é independente do principal, podendo ser autuado, tramitado, receber andamentos, desmembrados novamente etc. O expediente principal recebe uma legenda com a informação dos expedientes que foram gerados a partir dele, e é lançado um link na guia Apensos e Juntadas para os expedientes filhos (desmembrados).

    O expediente desmembrado, por padrão, recebe um andamento automático informando que o mesmo foi desmembrado de outro.

    Para desmembrar, informe uma descrição, depois clique no botão Gerar.

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    Enviar E-mail

    O recurso de envio de e-mail permite que o usuário envie informação sobre o expediente e ou documentos anexados ao expediente selecionado.

    Veja abaixo as opções do envio de e-mail:

    Enviar cópia para mim <p>Envia uma cópia do e-mail para o endereço do usuário que está realizando a operação.

    Solicitar confirmação de leitura

    Envia um link com informação sobre o expediente. Quando o link é clicado, um andamento é gerado no expediente com a confirmação da leitura do mesmo.

    Gerar andamento com os dados do e-mail

    Cria um andamento automático no expediente selecionado, informando que um e-mail foi enviado.

    O campo Para: possui a função auto-completar, digite parte do nome e o sistema CIA apresentará sugestões de preenchimento, com informação do nome e do grupo ao qual pertence o email.

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    Anexar Documento

    O recurso Anexar Documento permite o envio dos documentos que estejam anexados ao expediente por meio de andamentos e também os que são lançados na guia Documentos.

    Obs. O Anexar Documento não permite anexar ao email documentos externos ao CIA, para anexos de documentos externos, utilize o cadastro de Novo Andamento. Para concluir o envio do email, clique no botão Enviar Email.

    Nova Movimentação Interna

    O sistema CIA recebe todos os expedientes na guia Visão Principal. Para que seja possível uma organização por servidores, é necessário informar o nome de quem será o responsável pelo expediente.

    Informe o nome do servidor para quem o expediente será transferido a responsabilidade, escreva uma mensagem. Clique no botão Salvar.

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    Histórico de Movimentação

    Este recurso permite ver toda a movimentação interna do expediente selecionado, isto é, por quantas pessoas este expediente já passou, data em que foi transferida a responsabilidade etc. Selecione um expediente e clique neste item, será aberto um arquivo no formato pdf.


    Excluir

    Em algum momento pode ser necessário a exclusão de um expediente, para isso selecione o expediente que será excluído, depois clique no botão Excluir, leia a mensagem de aviso. Clique no botão Confirmar Exclusão.

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    Obs. Expedientes excluídos não serão exibidos nos relatórios do sistema.

    O expediente excluído poderá ser recuperado a qualquer momento, utilizando a pesquisa.


    Andamento

    O item Andamento permite lançar um andamento simples em um expediente, lançar um mesmo andamento em vários expedientes selecionados, ou ver a listagem de andamentos dados ao expediente selecionado.

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    Novo Andamento

    Todos os eventos/andamentos dados aos expedientes devem ser lançados usando o recurso de Andamento (remessa, juntada de documentos, certidões, despachos etc).

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    Item 1

  • Andamento: Selecione o tipo de Andamento, dependendo do tipo serão ativados outros campos abaixo do Andamento;
  • Caixa: Informe o nome da caixa onde serão guardados os documentos do expediente;
  • Para: preencha com o nome da lotação para onde será tramitado o expediente;
  • Desembargador: informe o nome do desembargador;
  • Expediente secundário: informe o(s) expediente(s) que serão juntados ao expediente atual;
  • Expedientes Anexados: mostra a relação de expedientes que serão juntados ao expediente principal;
  • Permitir andamentos nos expedientes apensados/juntados: marque este item para que os expedientes que estão sendo juntados continuem recebendo andamentos individuais, caso não seja marcada esta opção, somente o expediente principal receberá andamentos;
  • Informar Usuário: envia um email para o usuário informado neste campo, que foi dado um andamento a expedientes.
  • Item 2

    Documentos externos ao CIA, tais como documento Word, pdf, jpg, planilha de Excel podem ser anexados ao expediente.

    Item 3

    Descrição do Andamento: Escreva uma descrição para o andamento.

    Linha Vermelha

    Modelo de Tipo de Andamento: O sistema permite criar modelos para todos os tipos de andamentos, clique no botão para selecionar o modelo vinculado ao tipo de andamento escolhido.

    Item 4

  • No exemplo acima será dado ANDAMENTO EM LOTE a quatro expedientes, poderia se incluir mais, utilizando o campo Novo Expediente.
  • O botão Excluir permite retirar da lista de andamento um expediente (Este item não exclui o expediente, apenas retira-o da lista de andamentos).
  • Lista de Andamento

    Exibe todos os andamentos feitos no expediente selecionado, sejam eles andamentos ativos, alterados e também excluídos.

    Clique no ícone de Lupa para visualizar o andamento maximizado e imprimir o conteúdo.

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    Movimentação Interna

    O sistema CIA recebe todos os expedientes na guia Visão Principal, para que seja possível uma organização por servidores, é possível informar o nome de quem será o responsável pelo expediente, esta rotina é chamada de Movimentação Interna.

    Este recurso também pode ser visto quando se edita um expediente.