GIF - Serventia

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Introdução

Este manual tem por finalidade orientar e auxiliar usuários e os sistemas de informações das serventias que farão uso das funcionalidades na utilização do Sistema GIF – Gestão Integrada dos Foros Extrajudicial e Judicial. Esclarecemos que os provimentos aprovados, conceitos e especificações contidos neste manual podem sofrer ajustes que venham a ser demandados a partir do aprofundamento das discussões.


Considerações Iniciais

O Sistema GIF (Gestão Integrada dos Foros Extrajudicial e Judicial) foi desenvolvido, de forma integrada, pela Corregedoria Geral da Justiça do Estado de Mato Grosso, o Departamento de Controle e Arrecadação e a Coordenadoria de Tecnologia de Informação do Tribunal de Justiça de Mato Grosso.

O Sistema GIF, serve de apoio as serventias nos registros das declarações de Atos Notariais e tem como objetivo a implantação de um modelo de selo eletrônico que substitui o selo físico para os atos que são registrados em livros, com validade jurídica garantida pela assinatura digital e criptografia de ambas as partes (TJMT e Serventia). Simplificando desta forma o Serviço Notarial e Registral e garantindo ao cidadão a consulta on-line dos atos praticados pelas serventias credenciadas.


Conceito do Selo Digital

Conceitua-se Selo Digital como sendo um código de existência digital, emitido e armazenado eletronicamente, podendo esse código digital ser impresso no documento físico ou na própria etiqueta da serventia que é fixada no documento (ato notarial). É de responsabilidade da serventia o gerenciamento do número de série do selo digital recebidos do TJ/MT, bem como a correta utilização dos mesmos.


Acesso ao Sistema

O meio físico de comunicação é a Internet e o navegador padrão para utilizar o sistema é Internet Explorer, através do endereço http://gif.tjmt.jus.br/.

Para utilização do sistema GIF é necessário e obrigatório:

  • Possuir um Certificado Digital tipo A3 e preferencialmente emitido pela Autoridade Certificadora Certisign ou Serasa Experian;
  • Executar a instalação dos Drivers do Certificado;
  • Executar a instalação do Software Capicom;
  • E após o primeiro acesso ao sistema instalar o Assinador Digital.

O primeiro acesso da serventia ao sistema é realizado através de Login e Senha. As solicitações de login e senha devem ser encaminhadas pelo responsável da Serventia para o email protocolo.cgj@tj.mt.gov.br com os dados pessoais do preposto que utilizará o sistema. Após o primeiro acesso ao sistema o certificado digital deverá ser associado.

Arquitetura de Comunicação com a Serventia

O Portal dos Foros Extrajudicial e Judicial irá disponibilizar os seguintes serviços:

  1. Selos digitais;
  2. Pedido de selos digitais;
  3. Consulta de pedidos de selos digitais;
  4. Emissão de guia de pagamento dos selos;
  5. Recebimento dos selos solicitados.
  6. Envio dos selos utilizados ao TJMT
  7. Abertura da Declaração mensal;
  8. Envio de selos digitais utilizados diariamente;
  9. Consulta de selos digitais enviados;
  10. Opção para anular lotes;
  11. Justificativa dos Lotes pendentes.
  12. Consulta e envio da Declaração de Atos
  13. Consulta da declaração com os atos praticados por uma serventia;
  14. Emissão da guia de pagamento da declaração;
  15. Emissão da declaração/Envio da declaração para o TJ/MT.
  16. Consulta de atos pela sociedade
  17. Consulta de atos praticados por uma serventia;
  18. Detalhe do ato consultado


Leitura de Correspondências

  • Enviar correspondência para protocolo.cgj@tj.mt.gov.br;

Padrões Técnicos

  • Padrão de Codificação de documento XML, especificação do documento XML adotada é a recomendação W3C para XML 1.0,disponível em w.w3.org/TR/REC-xml e a codificação dos caracteres será em UTF-16 ou UTF-32, assim todos os documentos XML serão iniciados com a seguinte declaração: <?xml version="1.0" encoding="UTF-16"?> Ou<?xml version="1.0" encoding="UTF-32"?>


Obs: Cada arquivo XML somente poderá ter uma única declaração <?xml version="1.0" encoding="UTF-8"?>. Para garantir minimamente a integridade das informações prestadas e a correta formação dos arquivos XML, a serventia deverá submeter o arquivo de retorno de lotes (em XML) para validação pelo Schema do XML (XSD – XML Schema Definition), disponibilizado por TJMT, antes de seu envio.


Padrão de Certificado Digital

O certificado digital utilizado no GIF será emitido por Autoridade Certificadora credenciada pela Infra-estrutura de Chaves Públicas Brasileiras – ICP-Brasil, tipo A1 ou A3. Os certificados digitais serão exigidos em 2 (dois) momentos distintos para o projeto:

O Pedido de Autorização de Uso do sistema do TJMT (acesso ao site), o Recebimento dos Selos Solicitados ao TJMT (assinado e criptografado por TJMT com a chave pública do cartorário) e o Retorno dos Selos Utilizados no período pré-estabelecido pela Corregedoria Geral de Justiça do Estado de Mato Grosso (assinado e criptografado pelo cartorário com a chave pública do TJMT). O certificado digital deverá ter o “uso da chave” previsto para a função de assinatura digital, respeitando a Política do Certificado. O TJMT irá disponibilizar serviço para assinar e criptografar arquivo, e será de competência do cartório adquirir assinatura digital e hardware correlacionado.


Padrão de Assinatura Digital

As mensagens enviadas ao Portal dos Foros Extrajudicial e Judicial são documentos eletrônicos elaborados no padrão XML e devem ser assinados com um certificado digital e criptografados, contendo o CPF do preposto da serventia. Na conferência da assinatura o sistema fará a verificação se o certificado é valido, não podendo o mesmo estar revogado. Para a validação da assinatura digital, seguem as regras que serão adotadas:

  • Extrair a chave pública do certificado;
  • Verificar o prazo de validade do certificado utilizado;
  • Montar e validar a cadeia de confiança dos certificados validando também a LCR (Lista de Certificados Revogados) de cada certificado da cadeia;
  • Validar o uso da chave utilizada (Assinatura Digital) de tal forma a aceitar certificados somente do tipo A (não serão aceitos certificados do tipo S);
  • Garantir que o certificado utilizado é de um usuário final e não de uma Autoridade Certificadora;
  • Adotar as regras definidas pelo RFC 3280 para LCRs e cadeia de confiança;
  • Validar a integridade de todas as LCR utilizadas pelo sistema;
  • Prazo de validade de cada LCR utilizada (verificar data inicial e final).


Utilização do Selo Digital

  • É de inteira responsabilidade do cartório o gerenciamento do número de série do selo digital obtido do TJMT;
  • Os selos digitais podem ser utilizados das seguintes formas:
  • Em uma etiqueta especifica para esse fim, confeccionada pelo cartório, seguindo o modelo do provimento;
  • No próprio documento impresso;


Considerações importantes

O carimbo localizador será obrigatório em qualquer situação de impressão, o Selo Digital na Etiqueta do Cartório.

Formato e distribuição do selo

O selo digital terá formato três letras em maiúsculo seguido de 5 números. Exemplo: AAA 12345


Seqüência de numeração

A seqüência numérica será única para todo o Estado de Mato Grosso.


Etiqueta do Cartório e Etiqueta Confeccionada pelo Cartório

Na etiqueta do Cartório o selo digital deverá conter as informações acima, com letra legível, acompanhado do carimbo de destaque.



Primeira imagem do manual do gif.png






Segunda imagem do manual do gif.png



OBSERVAÇÃO

Um único selo pode ser utilizado atos correlacionados. Seguindo essa categoria, os códigos dos atos deverão, obrigatoriamente, aparecer na impressão do selo digital. Como mostra exemplo abaixo.


Terceira imagem do manual do gif.png





Carimbo Localizador

O “carimbo localizador” será o complemento das informações contidas na etiqueta do próprio cartório, ou na etiqueta confeccionada pelo cartório com finalidade de uso do selo digital.

Quarta imagem do manual do sistema gif.png




Regras técnicas para uso do arquivo de retorno em XML


(1) O envio do lote de retorno da serventia para TJMT deverá acontecer unicamente pelo sistema GIF.

(2) O arquivo de retorno deve ocorrer diariamente, ou seja, atos praticados no dia podem ser enviados até às 00:00h do dia seguinte sem justificativa.

(3) A justificativa de envio de lotes em atrasos deve estar inserida no próprio lote de envio, nas tags <JustificativaAtraso> Texto para justificativa de lotes enviados atrasados </JustificativaAtraso> do arquivo de retorno em XML.

(4) O arquivo de retorno em XML deverá conter apenas atos praticados em uma única data.

(5) O campo NumeroDocumento deve ser CPF (no caso de pessoa física) ou CNPJ (no caso de pessoa jurídica).

(6) O campo “TipoDocumento” deverá ser preenchido com “1” quando for CPF e “2” quando for CNPJ.

(7) Para os tipos de Ato 001 (Abertura de firma) e 022 (Reconhecimento de Firma) os campos: “NumeroDocumento”, “Nome”, “TipoDocumento” e “NumeroCartaoAutografo” são de preenchimento obrigatório.

(8) Quando o Ato 022 (Reconhecimento de Firma) se tratar de um sinal público o campo “NumeroDocumento” deve ser preenchido com onze zeros (ex: 00000000000), o campo “Nome” deve ser preechido com os dados da serventia que esta sendo reconhecida (ex: Cartório do 2° Oficio de São Caetano – SP), o campo “TipoDocumento” deve ser sempre “1” e o campo “NumeroCartaoAutografo” deverá conter o número do cartão de sinal público.

(9) Os campos: “NumeroMatricula”, “NumeroRegistro”, “DataProtocolo”, “Protocolo”, “Livro”, “ValorTransação”, “Quantidade” e “Natureza” são de preenchimento obrigatório:

  • Certidão ou Traslado: 009, 166, 167;
  • Certidão: 030, 173, 174, 175, 194, 527, 528, 105, 180, 181;
  • Certidão verbo ad verbum ou em breve relatório: 035, 176, 177;
  • Certidão de Protesto: 083, 142.

Obs: Para Certidão que não possui NumeroMatricula e Numero Registro o campo deve ser preenchido com hífen (-).

(10) O campo “Hora”, “ValorTransacao” e “DataProtocolo” são obrigatórios para os tipos de atos 006 (autenticação), 008 (busca), 014 (fotocópia), 016 (ofício), 023 (serviços fac-símile), 171 ( a) pela primeira página), 172 ( b) por página que acrescer) e 189 (NOTA: No caso de comunicação internacional...), sendo que a “Hora” deve ser informado a hora da prática do ato sendo uma hora válida (ex.: 10:15:55) e para os outros Atos podem ser informados zerados (“00:00:00”).

(11) Para os outros atos, faixas e classificações os campos do tipo string: “TipoDocumento”, “NumeroCartaoAutografo”, “NumeroMatricula”, “NumeroRegistro”, “NumeroDocumento” e “Nome” podem ser informados vazios (“”).

(12) Os códigos dos atos estão listados em anexo neste documento;

Modelo de Dados

Envio do Pedido de Selo Digital (TJMT – Serventia)


Nome do Campo Tipo do campo Tamanho Formato Descrição Preenchimento do Campo
IDServentia Numérico Int Inteiro Positivo Código da Serventia Obrigatório
DataPedido Data Smalldatetime dd/mm/aaaa hh/mm Data do Pedido Obrigatório
DataLote Data Smalldatetime dd/mm/aaaa hh/mm Data de Recebimento do lote Obrigatório
Quantidade Numérico Int Inteiro Positivo Quantidade de selos no lote Obrigatório
NumeroGuia Numérico Int Inteiro Positivo Número da Guia Paga Obrigatório
IDUsuario Numérico Int Inteiro Positivo Usuário da Serventia Obrigatório
NomeUsuario Alfanumérico 50 Texto Nome de Preposto da Serventia Obrigatório
Prefixo Alfanumérico 3 AAA Caracteres da série do selo Digital Exemplo Obrigatório
Inicial Numérico Int Inteiro Positivo Numero Inicial da série do selo Obrigatório
Final Numérico Int Inteiro Positivo Numero Final da série do selo Digital Obrigatório

Apresentação do Sistema :

O sistema GIF deverá ser acessado utilizando de preferência navegador Internet Explorer. Para acessar o sistema abra uma página da internet e digite o seguinte endereço: http://gif.tjmt.jus.br/ na barra de endereços. Aperte [ENTER] no teclado, a seguinte tela será exibida:


Gif Def 01.png

Na tela de abertura vamos instalar os programas auxiliares. A instalação destes softwares é obrigatória.


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Obs: Sempre que utilizar um novo computador para acessar o sistema é obrigatório a instalação dos itens citados (DRIVER do certificado, CAPICOM e ASSINADOR DIGITAL).


Instalando o CAPICOM


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Gifcapicom184.png


Gifcapicom18456564.png


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O CAPICOM foi instalado com sucesso no computador.


Instalando o Assinador Digital


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 Obs: O tempo da instalação depende da velocidade da internet local. Não se preocupe se ocorrer demoras no término da instalação. 



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Após instalar o Capicom e o Assinador Digital é necessário fazer a ASSOCIAÇÃO DO CERTIFICADO DIGITAL AO SISTEMA GIF.


Associando o Certificado Digital


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 ATENÇÃO! A associação do certificado deverá ser realizada uma única vez. Após a associação, o acesso ao sistema só poderá ser realizado com o certificado digital. 



Acessando o sistema com o Certificado Digital

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Gif reformulado 2016.jpg

Área de Trabalho do Sistema GIF

Na tela principal do Sistema são exibidos os seguintes menus:

  • Correspondência: Utilizado para comunicação e solicitações feitas pelos Departamentos de Orientação e Fiscalização (DOF) e de Controle e Arrecadação (DCA), bem como aos Juízes e assessores das comarcas do Estado de Mato Grosso. O Menu é composto pelo sub menu: Caixa de Entrada;
  • Selo Digital: A funcionalidade selo digital é utilizada para solicitação dos selos digitais. O Menu é composto pelo sub menu: Pedido de Selo;
  • Segurança: A funcionalidade segurança é utilizada para a associação do certificado digital e alteração de senha do Sistema. O Menu é composto pelos sub menus: Associar Certificado e Alterar Senha;
  • Declaração: A funcionalidade declaração é utilizada para abrir a declaração a ser utilizada, lançar os atos notariais, visualizar e emitir as declarações e emitir guias de pagamento referente a declaração. O Menu é composto pelos sub menus: Abertura Mensal, Guia de Recolhimento, Visualizar/Emitir Declaração, Lançar Atos Notariais – Digital e Receitas e Despesas;
  • CIESDIMAT: Central de Informações de Escrituras de Separação, Divórcio e Inventário.


Ícones da área de trabalho

Estes itens são atalhos (caminho direito) para os menus principais do sistema.

Icones da area de trabalho.png

  • Informação sobre sua Correspondência: Este item mostra todas as correspondências não respondidas. Obs. Não se assuste se aparecer muita informação neste campo.
  • Informação sobre o seu Pedido de selo: Mostra a situação de todos os pedidos de selos feito.
  • Informação sobre sua Declaração: Mostra todas as declaração emitidas.
  • Manuais Usuário/Técnico: Neste item estão manuais, tabela de emolumentos, entre outros documentos sobre o sistema GIF.
  • Programas Auxiliares: Esta opção guarda os programas que devem ser instalado no computador para usar adequadamente o sistema.
  • Configuração dos Atos: Este item mostra uma classificação dos atos notariais.


Pedido de Selo Digital


Novo pedido de selo digital.png



Situações do Pedido:

  • Lançado: Quando é feito o pedido de selo;
  • Pagamento de Guia Confirmado: Quando o sistema identifica o pagamento do pedido de selo;
  • Cancelado: Quando o pedido é cancelado pela serventia antes do pagamento.



Situacao do pedido.png



Ao selecionar a opção Novo o sistema exibe um novo formulário. Informe quantos selos deseja comprar no campo Quantidade Selos. Informe um número inteiro.


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Em seguida o sistema exibirá uma mensagem Operação realizada com sucesso.


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O sistema automaticamente abrirá um arquivo em PDF com valor de guia de pagamento referente à quantidade de selos pedidos pelo usuário, basta imprimir a guia e efetuar o pagamento.


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 ATENÇÃO! Confira se os dados do pedido estão corretos, pois o cancelamento do Pedido de Selo Digital só pode ser realizado antes do pagamento da GUIA. 


Para reimprimir a guia de pagamento: Pressione “Selo Digital » Pedido de Selo”. Pressione em consultar para ver todos os pedidos feitos.


Guia de pagemento de pedido de selo.png


Cancelamento de Pedido de Selo Digital


Cancelar pedido de selo digital.png


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Ao Realizar o cancelamento do pedido a situação do pedido mudará de lançado para Cancelado.

Selos cancelados.png

Recebimento de Selo Digital

Acesse o menu Selo Digital e em seguida a opção Pedido de Selo, clicar em Consultar

Recebimento de selo 02.png



Selecione o pedido de selo a ser recebido e pressione Receber Selos.

Receber selos.png


ATENÇÃO! O pedido de selo digital somente poderá ser recebido se a situação do mesmo estiver Pagamento de Guia Confirmado.


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ATENÇÃO! O Pedido de Selo foi salvo. Porém ele está codificado.


Na área de trabalho pressione 2x (duas vezes) no Assinador Digital para abri-lo.


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Créditos Gerados no Recebimento do Selo Digital

Não haverá pedido de selos exclusivos para atos gratuitos, neste caso todo ato praticado gratuito gera crédito de selo para o próximo pedido.


Consulta de selos.png


Abertura Mensal


A abertura mensal é o passo inicial para o preenchimento da Declaração. Veja abaixo como abrir a declaração mensal:


Abertura mensal.png


Ao selecionar a opção Nova Abertura um novo formulário será aberto com as informações referente à serventia, ano, mês, vigência e dia limite da declaração que será aberta.


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Em seguida o sistema exibirá uma mensagem Operação realizada com sucesso.


Gif Def 80.png


Declaração Mensal

Através desse menu é possível Visualizar a Declaração para consulta e Emissão da declaração enviando os dados para o Tribunal de Justiça. A declaração é alimentada conforme o processamento dos lotes.


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Em seguida o sistema abrirá uma nova janela:


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O sistema retorna as informações referente a declaração selecionada. Esta é a forma como a declaração será montada pelo sistema.


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  • Limpar: Pressione sobre o botão LIMPAR, para limpar a tela de consulta.
  • Fechar: Pressione sobre o botão FECHAR para fechar a tela.
  • Emitir: Após conferir a declaração e atestar que os dados lançados estão corretos, pressione o botão EMITIR.


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ATENÇÃO! Após EMITIR, não será mais possível inserir, alterar e ou excluir dados da declaração.


Guia de Recolhimento


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Através desse menu é possível visualizar e imprimir a Guia de Recolhimento ao Funajuris.


ATENÇÃO! Ao clicar no menu Guia de Recolhimento uma nova janela será aberta.  A guia somente será emitida, quando houver valor a recolher ao FUNAJURIS.


Janela de impressão da Guia de Recolhimento.


Gerar guia de recolhimento.png




  • Permitir que o usuário emita Guias com valores opcionais até o limite máximo do débito existente para o mês e ano de referência.
  • Não permitir valores maiores que o valor do débito mensal.
  • Alertar ao usuário caso exista(m) guia(s) do mesmo período em aberto e permitir a emissão de nova guia.
  • Não permitir visualização sem valores informados.
  • Não permitir informar valores negativos ou letras.


Emitir valor parcelado da guia.png


Exemplo da Guia de Recolhimento:

Gif Def 127.png




ATENÇÃO! É responsabilidade do cartório o gerenciamento do número de série do selo digital recebidos do TJ/MT bem como a correta anotação do número correto do selo no
carimbo.



Correspondência

A funcionalidade de correspondência é utilizada para a comunicação e as solicitações feitas pelos Departamentos de Orientação e Fiscalização (DOF) e de Controle e Arrecadação (DCA), bem como as serventias das comarcas do Estado de Mato Grosso.

Clicar no menu Correspondência => Sub menu Caixa de entrada


Correspondencia 01.png




As correspondências mudarão de cor conforme a situação e ficarão nas cores listadas no campo Legenda;

Legendas correspodencia.png





Selecione na legenda o que deseja ler depois clique no botão Consultar para verificar as correspondências enviadas ao Cartório.


Legendas lista.png


(Obs.: A legenda acima auxilia na identificação do status das correspondências)





Campos legendas.png

Ao clicar no botão Consultar listarão todas as correspondências conforme a legenda escolhida. No exemplo abaixo o sistema retorna somente as mensagens NÃO LIDAS.



Busca legendas.png

Nova de correspondência

Clique sobre o botão Novo;


Novo cadastro de legenda.png


Ao clicar no botão Novo, abrirá uma tela de cadastro de correspondência.


Cadastro de correspodencia.png



Dentro da tela de cadastro de correspondência há apenas dois menus para uso: Informações gerais e Arquivo


Aba informacoes Gerais.png



E necessário que o usuário insira nós campos assunto e mensagem que deseja enviar ao Protocolo, sendo um pedido de abertura de declaração ou ate mesmo um e-mail informativo referente a algum ofício circular. Após, é preciso que seja inserido o prazo do retorno.


Cadastro de teste gif.png



(Obs.: o campo Destinatários é um campo que não se altera, e muito menos, insere outro endereço; o sistema envia todas as mensagens apenas para o e-mail protocolo.cgj@tj.mt.gov.br. Por isso, o botão encontra-se desabilitado no sistema Gif)


Campo destinatario sistema gif.png


Depois de escrever a mensagem, caso seja necessário inserir um anexo, clique em Arquivos, o sistema retornara a tela abaixo:

Inserir arquivo no gif.png



Clique em Procurar, pesquise o documento que deseja anexar. Depois clique em Abrir.


Pesquisando arquivo.png



Depois Clique em Inserir.





Inserir arquivo 23.png

(Obs.: Pode inserir no sistema a quantidade de anexo necessário, sendo que o tamanho máximo para cada arquivo é de cinco mega bytes, não podendo o nome de o arquivo conter espaços.)


Depois de Inserir, os arquivos estarão visíveis como na figura abaixo. Caso seja necessário retornar para o editor da mensagem, é preciso clicar em Informações Gerais, mas, caso já deseje enviar a mensagem, é só clicar em Enviar para que a mensagem seja enviada junto com o anexo.





Enviar arquivo gif.png




Ler correspondência

Caso seja necessário inserir Arquivos dentro do corpo da mensagem, selecione a correspondência que deseja ler. Depois clique no botão Ler;


Ler correspodencia.png


Ao clicar no botão Ler, abrirá uma caixa de texto com o teor da correspondência;


Lercorrespodencia entrada gif.png


Clicar na aba Arquivos para verificar os anexos da correspondência => selecionar o arquivo => clicar no botão Visualizar arquivo;


Visualizar arquivo na correspodencia.png


Clicar na opção Abrir para visualizar o arquivo ou Salvar para salvá-lo no computador;


Dowload do arquivo da mensagem.png


Após fazer a leitura da correspondência selecionada, esta ficará na cor verde, indicando que já foi lida e o sistema automaticamente enviará uma notificação ao local que a enviou informando que a correspondência foi lida. Diante disso, o cartório não necessita responder o e-mail informando que está ciente de seu teor.

Legenda de lidas do gif.png



Responder correspondência

Para responder uma correspondência é necessário selecionar a correspondência => clicar no botão Responder.

Responder gif.png



Mensagem de alerta informa que as correspondência respondidas serão encaminhado ao protocolo.cgj.mt.gov.br .


Gif 1.jpg



Ao clicar no botão ok abrirá uma tela com uma caixa de texto para digitar o teor da resposta da correspondência selecionada;




Gif 2.jpg



Se houver a necessidade de inserir arquivos na correspondência => é necessário clicar na aba Arquivos => clicar no botão Escolher Arquivo;




Gif 3.jpg



Gif 4.jpg


Buscar o arquivo que será inserido => Clicar no botão Abrir;



Gif 5.jpg



Clicar no botão Inserir;



Gif 6.jpg


Sistema gif 7.jpg


(Obs.: Pode se inserir no sistema a quantidade de anexo que for necessário, contudo que o tamanho máximo para cada arquivo é de cinco mega bytes, não podendo o nome do arquivo conter espaços.)




Teste gif 8.jpg



Clicar em Enviar na mensagem de correspondência enviada




Sistema gif 9.jpg

Ao responder a correspondência, esta ficará na cor azul, indicação de que a mesma encontra-se respondida.




1234 gif.jpg

E necessário selecionar a correspondência em (cor azul) e depois Clicar no botão Ler Resposta.



Selecionar gif lida.jpg


(Obs.: O sistema retornara a tela abaixo em formato de leitura, apenas para visualizar)



Visualizar no gif.jpg