Malote Digital

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Apresentação

O Malote Digital é um sistema desenvolvido com finalidade de possibilitar comunicações recíprocas, oficiais e de mero expediente. O sistema (originalmente chamado “Hermes”) foi desenvolvido pelo TJ-RN para uso interno. Posteriormente, foi cedido por meio de convênio ao CNJ, onde sofreu adaptações para permitir a troca eletrônica de correspondências com diversos órgãos do Poder Judiciário, passando a ser conhecido como Malote Digital.

Objetivo

O objetivo deste documento é apresentar as rotinas que compõem o Malote Digital, demonstrando como navegar em sua estrutura de menus e opções, a fim de possibilitar a realização de todas as tarefas disponibilizadas. Neste documento, veremos a forma de acessar o sistema para um usuário autorizado e como utilizar as várias opções disponíveis no Sistema. Por meio do link disponível no próprio Sistema Malote Digital, permitindo ao usuário esclarecer dúvidas, verificando como a tarefa deve ser realizada, ou como um campo pode ser preenchido.

Acessando o Sistema

O Malote Digital é um sistema WEB, seu acesso deverá ser realizado por meio de um navegador de internet.O endereço do sistema (URL), deverá ser solicitado à seção competente do seu órgão.

O acesso deverá ser feito pelo navegador Mozilla Firefox versão 38.8 ate a versão 41, e o Java dever ser o 32 bits, para o uso do assinador de documentos.

Login do Sistema

Após acessar o sistema, é apresentada uma página para a identificação do usuário, ou seja, o Login e Senha, conforme a figura abaixo. “Login” e “Senha” do usuário serão fornecidos no momento em que forem cadastrados.

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 Para a segurança dos usuários em geral, sempre que precisarem se ausentar de diante do computador, os usuários devem FAZER LOGOFF evitando que outros utilizem 
 o computador e o Sistema Malote Digital com seu usuário. Para Fazer Logoff, clique em“Iniciar”(na barra de tarefas do seu computador)e depois em “FAZER LOGOFF”.


Documento Corrompido

Após o login, caso exista algum documento enviado por qualquer funcionário vinculado a sua Unidade Organizacional que por algum motivo o destinatário não tenha conseguido ler, automaticamente aparecerá a mensagem “EXISTEM DOCUMENTOS CORROMPIDOS ENVIADOS POR ESTA UNIDADE ORGANIZACIONAL”. Neste momento o usuário deverá informar a solução dada a esta situação clicando no link “Informar solução adotada” indicado pela seta amarela.

Solução adotada: É neste campo que o funcionário deverá relatar qual procedimento foi adotado na solução do problema. Exemplo:Reenvio do documento por e-mail;
Reenvio do documento integro pelo sistema, etc.


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Usuário com Acesso a mais de uma Unidade Organizacional

Após o login, caso o usuário possua acesso a mais de uma Unidade Organizacional , como Juízes Substitutos ou Diretores de Secretarias, será exibida uma tela para seleção da Unidade Organizacional (ver figura ao lado) pela qual o usuário deseja logar-se. Após esta seleção, todas as operações (envio, recebimento e consulta) de documentos será na referida UO. Para efetuar uma operação com outra Unidade Organizacional, o usuário deverá clicar na opção “Alterar UO” no menu superior) e selecionar a Unidade que deseja. No caso do usuário ter acesso a apenas uma UO, o acesso é direto, sem necessidade da escolha da UO.


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Unidade Organizacional - UO: qualquer unidade no âmbito de um órgão.


Instalando o Notificador do Malote Digital

O Notificador é um recurso deste sistema usado para informar, em tempo real, o recebimento de novos documentos.

No Menu Lateral do sistema, está disponível a opção “Notificador”. Para acessá-la basta clicar com o mouse sobre o link.

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Ao clicar no link “Notificador” a janela ao lado aparecerá. Para prosseguir, basta clicar no botão “OK”

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Quando a janela ao lado aparecer, clique no botão “RUN”, conforme a figura ao lado. É importante marcar a opção “Aways trust content from this publisher” para que esta janela não apareça toda vez que o “Notificador” for iniciado. Veja na imagem abaixo.

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Após esse procedimento, o notificador já estará instalado em seu computador representado pelo ícone “M” localizado no canto inferior direito de sua tela.

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Usando o Notificador

Todas as vezes que o usuário fizer o login no sistema operacional (windows ou linux.), aparecerá na barra de tarefas, (canto inferior direito da tela) um ícone representado pela letra “M”. Repare que o ícone está em vermelho indicando que o usuário está desconectado do Notificador.

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Antes de logar, ao clicar com o botão DIRETO do mouse sobre o ícone do Notificador, você terá acesso a um menu com as seguintes opções:

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Acessar o sistema Malote Digital: O usuário poderá acessar o sistema clicando em “Acessar o sistema Malote Digital”. Porém, como ainda não está logado no notificador, o funcionário terá que digitar usuário e senha no browser.

Status:Desconectado: O notificador informa que o funcionário esta desconectado do sistema.

Conectar: Ao clicar em “Conectar”, aparecerá um quadro onde funcionário deverá digitar seu usuário e senha para se conectar ao notificador. Importante lembrar que o usuário e a senha a serem informados são os mesmos utilizados no MaloteDigital.


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Selecionada a opção “Lembrar Senha” o sistema irá salvar suas informações de usuário e senha, logando automaticamente toda vez que o notificador for acionado.


Depois de logado, ao clicar como botão DIREITO do mouse sobre o ícone do Notificador, você terá acesso a um menu com as seguintes opções:

Acessar o sistema Malote Digital O usuário poderá acessar o sistema clicando em “Acessar o sistema Malote Digital”;

Total de Documentos não lidos O Notificador informa a quantidade total de documentos recebidos e ainda não lidos;

Usuário Logado É informado o usuário que está logado no sistema;

Conectar com outro Usuário Ao clicar em“Conectar com outro usuário” automaticamente é encerrada a seção atual do sistema, permitindo que o funcionário faço o login com outro usuário;

Desconectar Ao clicar em“Desconectar ” o usuário sera desconectado do Notificador;

Sair Ao clicar nessa opção o Notificador será encerrado.

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Outra maneira de ativar o Notificador em estações Windows, é clicando em “Iniciar” >> “Programas” >> “Inicializar” e depois em “Notificador Malote Digital.”


Sempre que a Unidade Organizacional receber um novo documento, aparecerá durante alguns segundos, uma mensagemde alerta que exibe também a quantidade de documentos ainda não lidos.

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Além da mensagem de alerta, existindo documentos não lidos na UO, o ícone do Malote Digital exibirá a figura de um pequeno envelope.

Após a instalação, será adicionado na área de trabalho um atalho para o “Notificador”. Para acioná-lo, dê um duplo clique sobre ele.

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Página Inicial

Após acessar o sistema, será aberta a “Página Inicial” onde o usuário terá acesso a todos os menus e opções para as funções do Sistema, que seu nível de autorização lhe permita executar. Este nível de autorização é individual e definido pelo Administrador do Sistema, através de solicitação do chefe imediato da UO.


Ainda na “Página Inicial”, o usuário terá a sua disposição o Menu Superior e o Menu Lateral para acessar as funções desejadas.


No centro da página, estão as seguintes informações:

  • Na primeira linha: Confirmação de que o usuário está logado ao sistema.
  • Segunda linha: Identificação da Unidade Organizacional que o usuário pertence.



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Menu Superior

As opções ‘’Economia’’, “Página Inicial”, “Fazer Logoff” e “Alterar UO”, podem ser facilmente acessadas pelo Usuário através do Menu Superior localizado na parte superior direita da página.

Economia:o sistema fornece o valor (R$) economizado com a não impressão de documentos e o valor (R$) econonomizado com a não utilização dos correios.

  • Página Inicial: retorna à página inicial do sistema.
  • Fazer Logoff: retorna à página de Login do sistema, possibilitando o mesmo usuário novamente se Conectar ao sistema ou outro usuário.
  • Alterar UO: encerra a seção da UO que o usuário está logado, permitindo que este usuário escolha outra UO, sema necessidade de efetuar Logoff.


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Menu Lateral

O Menu Lateral apresenta ao usuário as funcionalidades disponíveis conforme a figura ao lado. Cada uma delas será tratada de forma detalhada adiante.


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Documentos Não Lidos

No Menu Lateral do sistema está disponível a opção “Não Lidos”. Para acessá-la, basta clicar com o mouse sobre ela.


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Após clicar na opção “Não Lidos” será aberta a página “Pesquisa de Documentos » Não Lidos”. Esta página é um espaço individual de cada unidade organizacional no sistema, onde ficam armazenadas as comunicações recebidas, mas ainda não lidas.

Todos os documentos não lidos aparecem nessa tela, com o mesmo nome, “Novo Documento”. Intencionalmente foram omitidas as informações do Remetente, Data e Hora do Envio, Prioridade e o Assunto, para que todos os documentos enviados apareçam, em um primeiro momento, com o mesmo grau de prioridade de leitura.

No exemplo ao lado, vemos listados os documentos não lidos separados entre «Correspondência 1» e «Correspondência 2». Cada correspondência equivale a um envio, logo, «Correspondência 1» contém 5 documentos anexados neste envio.

Obs.: Repare que no último documento da correspondência 1, é informado que este foi lido pelo funcionário Bruno, conforme seta amarela. Isto porque Bruno, leu apenas um documento dos 5 que estão anexo a este envio. Quando Bruno ou outro funcionário realizar a leitura de todos os documento relativos ao envio, este não mais constará nomenu «Não Lidos».

Em alguns casos pode acontecer do documento recebido estar danificado não sendo possível sua visualização. Caso aconteça, o sistema notificará o usuário com a mensagem “ERRO AO CARREGAR O DOCUMENTO”, informando os dados do remetente conforme o quadro ao lado.

Lendo Documentos

Para ler os documentos, basta clicar com o mouse sobre o documento que se deseja ler. Ao clicar no documento, o mesmo abrirá possibilitando ao usuário visualizá-lo.

Após clicar com o mouse sobre o documento que se deseja ler, o sistema irá abrir uma nova janela com o documento dentro dela (Ver figura ao lado). O usuário poderá ler e imprimir o documento ou salvá-lo em seu computador. Após clicar no documento para visualizá-lo, o mesmo não mais aparecerá na lista de documentos não lidos, contida na página “Pesquisa de Documentos » Não Lidos”, mostrada anteriormente, e passará a fazer parte da lista de documentos “Lidos”.

Os documentos enviados pelo sistema podem receber a assinatura digital através do sistema ou até mesmo serem assinados antes de anexados a mensagem. O sistema criará automaticamente uma folha de rosto contendo as informações do documento e, se for o caso, da assinatura.

O Código do Documento (ver figura ao lado), gerado automaticamente, poderá ser usado em futuras consultas dentro do próprio Sistema Malote Digital (veremos isso mais adiante). Para que se consulte a folha de rosto dos documentos assinados antes de incluídos no sistema Malote Digital, clique no ícone apontado pela seta amarela na figura ao lado.

Enviando Documentos

No Menu Lateral do sistema está disponível a opção “Enviar”. Para acessá-la basta clicar com o mouse sobre ela.

Após clicar na opção “Enviar”, será aberta a página “Seleção do Tipo de Documento ” Esta página apresenta uma tela com alguns tipos de documentos para seleção. Escolha o tipo de documento a ser enviado. Só é possível um tipo de documento por envio.


Após a ter sido selecionado o tipo de documento, o sistema somente irá exibir as UOs que possuem permissão para receber aquele tipo de documento.No caso do tipo de 
administrativo, o sistema irá exibir todas as UOs que fazem parte da rede do Malote Digital,exceto as que foram configuradas para não serem visíveis externamente.

Após selecionado o tipo de documento, o sistema apresentará uma tela de destinatários disponíveis para envio de documentos. O sistema exibe as unidades do órgão de sua lotação do lado direito da tela. Do lado esquerdo estão outros destinatários da justiça. A escolha do destino é feita de forma hierárquica conforme a organização da Justiça. Escolha primeiramente o órgão da Justiça superior até chegar no destino de seu documento.

Clicando na lupa apontada pela seta amarela da figura ao lado é possível digitar o nome da unidade que deseja localizar dentro do órgão selecionado. Na figura ao lado, a busca seria feita no órgão Conselho da Justiça Federal.

Selecione todos os destinatários necessários e clique no botão “AVANÇAR”. Caso se engane, clique no x ao lado do destinatário que deseja excluir.

O próximo passo será escolher a prioridade e preencher o texto do campo assunto e anexar arquivos caso necessário.

Após clicar no botão AVANÇAR, os destinatários só poderão ser alterados ou adicionados clicando no botão “VOLTAR PARA OS DESTINATÁRIOS”.

Para remover todas as opções selecionadas, clique no botão “REMOVER TODOS”.

Após o clique no botão “AVANÇAR” o sistema apresentará tela com os Destinatários Selecionados para o Envio.

Preencha a Prioridade, que pode ser Alta, Normal ou Baixa. Preencha o campo “Assunto” do documento a ser enviado e então, selecione o documento que será enviado.

O sistema possibilita que os documentos sejam assinados digitalmente por uma ou mais pessoas.

A assinatura digital é análoga a assinatura física em papel. Ela garante a autenticidade, a integridade e irretratabilidade do documento.

Para anexar um documento, basta clicar no botão “SELECIONAR DOCUMENTO”. Uma janela abrirá para que o usuário escolha se irá ou não assinar o documento. Clique em SIM caso deseje assinar o documento digitalmente ou em NÃO se não for assinar o documento.

Caso o documento já esteja assinado, clique em não. Para estes documentos que foram assinados antes de incluídos no sistema Malote Digital, o sistema criará um novo documento que será encaminhado junto ao original contendo as informações da assinatura.

Os documentos enviados pelo sistema devem ser obrigatoriamente do formato PDF (Portable Document Format), para que não possam ser alterados pelos usuários e ter no máximo o tamanho de 2(dois)MB.

Na janela ao lado, clique no botão “PROCURAR” para selecionar o documento. Depois, no campo ao lado do botão “ASSINAR”, insira a senha do seu certificado ou PIN do cartão/token. É possível digitar este código ou senha utilizando o teclado virtual que aparece ao lado da seta amarela.

PDF: significa Portable Document Format (Documento emFormato Portátil). Trata-se de umformato de arquivo leve, criado pelaAdobe Systems, empresa líder em programas
de computador para processos editoriais.

Após digitar a senha/código clique no botão “ASSINAR”. O sistema exibirá uma mensagem conforme figura ao lado confirmando a assinatura do documento. Caso queira co-assinar o documento repita a operação quantas vezes for necessário. Quando concluir a assinatura do documento, clique no botão concluir. Caso não queira assinar o documento, o sistema apenas não exibirá os campos para inserção dos dados da assinatura digital.

Se o usuário quiser anexar outros documentos, basta repetir os passos acima. Para finalizar a operação e enviar o(s) documento(s), clique em “ENVIAR DOCUMENTO”.

Caso o usuário tente enviar um documento que não tenha a extensão PDF, o sistema lhe apresenta uma mensagem de erro, conforme figura ao lado. Se o usuário tentar realizar o envio sem um documento em anexo, o sistema apresenta a mensagem ao lado.

Após o clique no botão “ENVIAR”, o sistema apresenta uma página de confirmação do envio, conforme figura ao lado. Nessa página, o usuário poderá escolher entre imprimir um recibo do envio (conforme seta amarela) ou escolher uma das opções do menu lateral.

Enviando Documentos em Sigilo

No Menu Lateral do sistema está disponível a opção “Enviar em Sigilo”. Selecionando está opção, o envio do documento se dará de forma pessoal e não para uma Unidade Organizacional, fazendo com que o documento fique visível somente para pessoa do funcionário.

Esta funcionalidade está condicionada a autorização da chefia imediata que deve ser requerida ao gestor do sistema.

Após clicar na opção “Enviar em Sigilo”, será aberta a página “Enviar Documento em Modo Sigiloso » É possível enviar em Sigilo tanto na opção ENVIAR EM GRUPO quanto na opção ENVIO INDIVIDUAL. A página apresenta o termo de envio onde para enviar é necessário concordar e marcar a opção “Estou Ciente”.

Para localizar o destinatário, é possível selecionar o segmento Judiciário e a Unidade Judiciária. Isso pode ser utilizado para filtrar os servidores destinatários facilitando a localização. Digite o nome ou parte do nome do destinatário no campo “Nome” e clique no botão “LOCALIZAR”.

Após a digitação do nome do Destinatário serão listados abaixo os servidores com nome correspondente à busca. Basta marcar o desejado e voltar para os destinatários.

Em seguida é necessário SELECIONAR O DOCUMENTO.

O Procedimento de Envio é o mesmo padrão do envio comum.


Grupo de Envio

Esta funcionalidade traz uma facilidade que permite ao usuário, no momento do envio, selecionar um ou mais grupos de envio já existentes sem que haja necessidade de selecionar as UO`s desejadas uma por vez.

A disponibilização dos grupos de envio está condicionada ao cadastro prévio desses grupos pelo administrador do sistema e existirá somente no tipo de documento
administrativo.

O Grupo de Envio estará disponível na tela de Envio > Seleção de Destinatários como primeira opção para o usuário conforme nos aponta a seta amarela.

Após a seleção do Grupo de Destinatários, aparecerá uma tela listando as UO`s pertencentes ao Grupo escolhido. Repare que a qualquer momento o usuário pode manipular a lista de destinatários selecionada, podendo excluir ou adicionar novas UO`s.

Certo das Unidades Organizacionais escolhidas, o procedimento de envio segue de forma padrão como já visto no item 6 deste manual.

Documentos Lidos

No Menu Lateral do sistema está disponível a opção “Lidos” (conforme figura ao lado). Para acessá-la, basta clicar com o mouse sobre ela. Esta página é um espaço individual de cada Unidade Organizacional no sistema, onde ficam armazenadas as comunicações recebidas, e lidas, das demais UOs dos órgãos do Poder Judiciário, constando data e hora do recebimento.

Após clicar na opção “Lidos” será aberta a página “Pesquisa de Documentos » Lidos”(ver figura ao lado). Inicialmente, será apresentada ao usuário uma tela com algumas opções de busca, onde o usuário poderá escolher como procurar o Documento(s) Lido(s).

Uma das opções de busca é através da Data de Leitura do documento. Através das opções “Data de Leitura Inicial” e “Data de Leitura Final”, o usuário poderá criar um intervalo a ser pesquisado, onde todos os documentos lidos naquele intervalo serão mostrados.

Clique com o mouse sobre o desenho do calendário ao lado da opção “Data de Leitura Inicial” e escolha uma data inicial. Depois, clique no segundo ícone, logo abaixo e escolha uma data final. Após a escolha do intervalo de datas pressione o botão “PESQUISAR”.

O sistema apresentará logo abaixo o resultado da pesquisa, como mostra a figura ao lado. Falaremos mais adiante, de maneira detalhada, sobre esse quadro como resultado da pesquisa.

Antes de adentrarmos neste item, repare que no resultado da pesquisa (quadro ao lado) na primeira coluna, opção "Ler" é mostrado um ícone do arquivo PDF “rasgado”. Isto porque o documento recebido está corrompido, o que torna inviável sua visualização. Neste caso as opções de encaminhar o documento são automaticamente suprimidas.

Outra opção de busca é através do "Código do Documento". Esse código é gerado automaticamente pelo sistema no envio do documento e impresso no roda-pé do mesmo. No sub-tópico “4.1. LENDO DOCUMENTOS” deste manual foi abordado esse assunto.

Por fim, o usuário poderá realizar uma busca através do "Nome do Documento". O Nome do Documento é o nome do arquivo enviado em anexo.

No exemplo ao lado, foi realizada uma busca por documentos com o nome de “Portaria”. Logo abaixo, o sistema apresenta o resultado da busca. O usuário NÃO PODERÁ realizar uma pesquisa sem preencher pelo menos um das opções de consulta disponíveis. Se o usuário tentar realizar a pesquisa sem preencher um dos campos, o sistema lhe mostrará a seguinte mensagem de erro: Nome do Documento “É necessário informar algum campo para a consulta.”

O quadro ao lado representa o resultado da busca realizada pelo usuário. Quando a busca não encontrar nenhum documento, a mensagem “Nenhum documento encontrado para sua busca” é apresentada. No exemplo ao lado a busca por documentos com o nome de “portaria” encontrou dois documentos. Estão apresentadas as seguintes opções e informações:

  • Primeira coluna, opção "Ler": ao clicar com o mouse sobre o ícone do arquivo PDF, o usuário terá a opção de ler o arquivo.
Todas as vezes que o ícone do PDF aparecer nas páginas do sistema, significa que o usuário, ao clicar sobre ele, poderá abrir e ler o documento.


  • Segunda Coluna, "Cod Rastreabilidade".
  • Terceira coluna, "Remetente": nome do remetente.
  • Quarta coluna, "Documento": nome do documento lido.
  • Quinta coluna, "Data Leitura": data e hora que o documento foi lido.
  • Sexta coluna, "Data Envio": data e hora que o documento foi enviado.
  • Sétima coluna, "Enc. (Encaminhar)": ao clicar com o mouse sobre um dos ícones, o usuário poderá encaminhar o documento a outra UO ou enviá-lo por e-mail.

Ao clicar no ícone que encaminha o documento a outra UO, o usuário primeiro irá escolher a UO que deseja encaminhar o documento e confirmar a escolha. Após a confirmação, a página “Encaminhar Documento” será apresentada (ver figura ao lado) com o documento que será encaminhado já anexado para o envio (observe o nome do documento anexado em vermelho). Para concluir, pressione o botão “ENCAMINHAR”.

Ao clicar no ícone que encaminha o documento por email, o sistema apresenta a página “Encaminhar Documento por Email”, como mostra a figura ao lado.

Está página apresenta os dados do documento e solicita ao usuário, no campo “Encaminhar para", o endereço do email para onde o documento será encaminhado.

Após informar o email , clique em “ENCAMINHAR”.

Só será permitido o encaminhamento de documentos para e-mails que façam parte dos domínios .JUS e .ORG. Se o usuário tentar encaminhar um documento para um e-mail
que não seja destes domínios, o sistema apresentará a mensagem ao lado.

Documentos Enviados

No Menu Lateral do sistema está disponível a opção “Enviados” (conforme figura ao lado). Para acessá-la, basta clicar com o mouse sobre ela.

Esta página é um espaço individual de cada UO no sistema, onde ficam todas as comunicações enviadas aos demais órgãos/unidades do Poder Judiciário, constando data e hora do envio da mensagem. Documentos enviados em sigilo são acessíveis apenas ao remetente do

Após clicar na opção “Enviados” será aberta a página “Pesquisa de Documentos » Enviados” (ver figura ao lado). Inicialmente, será apresentada ao usuário uma tela com algumas opções de busca, semelhante a busca por Documentos Lidos, vista no tópico anterior, o tópico “6.DOCUMENTOS LIDOS”.

Das opções de busca disponíveis nessa página, falaremos apenas daquela que se difere das opções já vistas no tópico anterior, a opção de busca “Somente Encaminhados”. Essa busca traz apenas os documentos encaminhados a outras UO (Vimos como encaminhar um documento no tópico “6. DOCUMENTOS LIDOS”, na página XX).

Clique no quadro ao lado da opção “Somente Encaminhados” para marcá-lo (ver figura ao lado). Após marcá-lo, clique no botão “PESQUISAR”. O sistema irá trazer todos os documentos que foram encaminhados.

Após o clicar no botão “PESQUISAR”, o sistema apresentará, logo abaixo, um quadro com o resultado da pesquisa (ver figura ao lado). Quando a busca não encontrar nenhum documento encaminhado, a mensagem “Nenhum documento encontrado para sua busca” será apresentada.

No exemplo (ao lado e acima) a busca por documentos encaminhados encontrou dois documentos, onde estão apresentadas as seguintes opções e informações:

  • Primeira coluna, opção "Ler": ao clicar com o mouse sobre o ícone do arquivo PDF, o usuário terá a opção de ler o arquivo.
  • Segunda coluna,"Detalhes" : ao clicar com o mouse sobre o ícone que representa os detalhes do documento, o sistema abrirá uma nova página com os detalhes do documento, como mostra a figura ao lado. Mais adiante iremos falar separadamente sobre essa página.
  • Terceira coluna, "Documento": nome do documento encaminhado.
  • Quarta coluna, "Data Envio": data e hora que o documento foi encaminhado.
  • Quinta coluna, "Enc. (Encaminhado)": desenho representando a confirmação do encaminhamento do documento.

Detalhes do Documento Encaminhado

O quadro ao lado, como já visto, representa o resultado da busca por documentos encaminhados, onde estão apresentadas as opções e informações já explicadas anteriormente.

Na Segunda coluna,"Detalhes" , vimos que ao clicar com o mouse sobre o ícone, o sistema abrirá uma nova página com os detalhes do documento, como mostra a figura ao lado. No primeiro quadro, temos as informações detalhadas do documento: Remetente, Documento, Data de Envio, Prioridade, Comentário e Abrir Documento. Clicando no ícone do arquivo PDF o sistema abrirá o arquivo, possibilitando o usuário ler o documento.

No segundo quadro logo abaixo temos disponíveis as informações: “Destinatários” (para onde o documento foi encaminhado), “Data Leitura” e “Lido Por” (quem leu o documento). As colunas “Data Leitura” e “Lido Por” ficarão em branco até que alguém leia o documento encaminhado.

Observe na figura ao lado que, quando o documento encaminhado é lido, as opções “Data Leitura” e “Lido Por” são preenchidas automaticamente. O sistema grava a Data de Leitura e o nome do primeiro usuário que ler o documento.

Para o usuário ,imprimir o Recibo de Leitura, basta clicar no ícone ao lado do destinatário. Ao clicar no ícone, o sistema abre uma página com o recibo de leitura, conforme figura ao lado. Clique na opção “Imprimir”, no lado inferior direito da página.

Recibo de Leitura: Comprovante autenticador fornecido pelo sistema, notificando o remetente que a informação transmitida foi aberta pelo 
destinatário, em determinada data e hora, os quais permanecerão armazenados nos equipamentos de informática deste Tribunal, sendo 
dispensada a impressão para simples efeito de registro em livro.

Últimos Lidos

No Menu Lateral do sistema está disponível a opção “Últimos Lidos” (conforme figura ao lado) Para acessá-la, basta clicar com o mouse sobre ela.

Após clicar na opção “Últimos Lidos”, o sistema abrirá a página “Pesquisa Últimos 10 Documentos » Lidos ” listando os últimos dez documentos lidos (ver figura ao lado).

Últimos Enviados

No Menu Lateral do sistema, está disponível a opção “Últimos Enviados” (conforme figura ao lado). Esta opção exibe os últimos 10 (dez) documentos enviados pela UO, ordenados por data de envio. Para acessá-la basta clicar com o mouse sobre ela.

Após clicar na opção “Últimos Enviados”, o sistema abrirá a página “Pesquisa Últimos 10 Documentos » Enviados ” listando os últimos dez documentos enviados (ver figura abaixo).

Recibos

No Menu Lateral do sistema, está disponível a opção “RECIBOS” (conforme figura ao lado). Esta opção permite ao usuário obter dois tipos de recibos para documentos enviados: Enviados e Lidos: Comprovam que o documento foi enviado e lido pelo destinatário; Enviados e não lidos: Comprovam que o documento foi enviado, porém ainda não foi lido pelo destinatário. Para acessar esta funcionalidade, basta clicar com o mouse sobre o «RECIBO» que se deseja obter, conforme indica a seta amarela.

Após clicar no recibo desejado, o sistema abrirá uma página (conforme figura ao lado) contendo algumas opções de pesquisa, sendo necessário o preenchimento de apenas um dos campos para a obtenção do resultado.

A figura abaixo ilustra a tela de resultado da pesquisa solicitada. Esta tela traz ao usuário do sistema algumas informações encontradas de cada documento resultante da pesquisa realizada, sendo possível a leitura do documento (seta amarela 1), gerar o recibo (seta amarela 2) e ‘’forçar’’ manualmente, clicando no campo «Ação» a «verificação de leitura»¹ caso o sistema ainda não tenha feito de forma automática.

Verificação de Leitura: Ao realizar o envio de um documento para um destinatário externo, pode acontecer do remetente não ser notificado da leitura deste documento.
Esta eventualidade deve-se ao fato de o robô de notificação depender de parâmetros no ambiente do leitor do documento, que momentaneamente podem estar indisponíveis
ou sobrecarregados. Caso a situação acima aconteça, a opção «Verificação de Leitura» Estará disponível no campo «Ação». Ao clicar nesta opção, o sistema verificará
diretamente no ambiente do destinatário se o documento já foi lido, caso ainda não tenha sido lido, o sistema informará que a leitura ainda não foi realizada.

Inserindo/Visualizando Observações no Documento

Ao visualizar um documento, seja ele enviado ou lido, estará disponível a opção d e “ I N S E R I R / V I S U A L I Z A R OBSERVAÇÕES DO DOCUMENTO” (conforme figura ao lado). Para acessá-la, basta clicar com o mouse sobre ela. Está funcionalidade permite ao funcionário inserir qualquer tipo de observação, que achar pertinente, aos documentos enviados ou lidos pertencentes à sua UO. A observação inserida pelo funcionário, será vinculada ao documento e estará disponível a todos os funcionários pertencentes a UO, sempre que um documento for visualizado.

Ao clicar em “INSERIR / VISUALIZAR OBSERVAÇÕES DO DOCUMENTO” uma tela (conforme figura a baixo) será exibida. As informações devem ser digitadas no campo “Observações”” Após gravada a observação, esta será exibida na tabela “Observações” conforme indica a seta.

Obtendo Relatórios (Funcionalidade restrita ao Administrador do Sistema)

No Menu Lateral do sistema, está disponível a opção “RELATÓRIOS” (conforme figura ao lado). Esta opção permite extrair tipos de relatórios quantitativos.


Ao selecionar “Funcionários”, uma tela, irá aparecer. Nesta tela deve ser selecionada a UO que se deseja pesquisar e logo após o “Tipo de Pesquisa.” Ao clicar em “Pesquisar”, o sistema realizará uma busca de todos os funcionários que estão vinculados a UO anteriormente selecionada, disponibilizando um relatório contendo às informações solicitadas.

Ao selecionar “Envios Externos”, os filtros de pesquisa “Data Inicial” e “Data Final” devem ser preenchidos. Ao clicar em “Pesquisar”, o sistema realizará uma busca de todos os documentos que foram enviados somente para outros órgãos que não o de origem, disponibilizando um relatório contendo às informações solicitadas.

Ao selecionar “Envios Internos”, os filtros de pesquisa “Data Inicial” e “Data Final” devem ser preenchidos. O sistema realizará uma busca de todos os documentos que foram enviados unicamente para as UOs do órgão de origem ou que estejam cadastradas na mesma base de dados, disponibilizando um relatório contendo às informações solicitadas.

Ao selecionar “Uos que não possuem funcionários vinculados”, repare que o sistema não irá exibir nenhum filtro de pesquisa. Basta um clique em “Pesquisar” e o sistema realizará uma busca de todos as UOs que não possuem usuários vinculados a ela, disponibilizando um relatório contendo às informações solicitadas.

Ao selecionar “Documentos encaminhados por email”, será exibida uma tela contendo alguns filtros de pesquisa. Será necessário o preenchimento de um ou mais filtros para realizar a pesquisa. O sistema realizará uma busca de todos os documentos que foram encaminhados por email, independente do órgão ou UO para qual foi enviado, disponibilizando um relatório contendo às informações solicitadas.

 Caso deseje realizar a pesquisa pelo remetente indicado pela seta amarela, basta digitar o nome ou pelo menos as três primeiras letras do nome do remetente. Ao clicar
no ícone , uma lista com os nomes encontrados na pesquisa será exibida no campo ao lado.

Ao selecionar “Auditoria de Acessos e Operações”, será exibida uma tela, conforme figura ao lado, contendo alguns filtros de pesquisa. Será necessário o preenchimento de um ou mais filtros para a obtenção do relatório. A funcionalidade de Auditoria de Acessos e Operações, consiste em um relatório informativo de acessos que um usuário de uma determinada UO realizou, como também todas as operações realizadas por ele em um determinado acesso. Nesta última, é necessário selecionar a opção «Exibir operações realizadas», conforme indica a seta amarela.

Caso não seja selecionada a opção de filtro «Exibir operações realizadas», no relatório constará apenas o nome do usuário, o IP de acesso referente ao computador utilizado, a data do login e a data do logoff.

Caso seja selecionada a opção de filtro «Exibir operações realizadas», além das informações a cima citadas, trará todas as operações realizadas pelo funcionário naquele determinado login.

Para realizar a pesquisa utilizando o filtro «Funcionários», é necessário escolher a UO desejada.

Avisos (Funcionalidade restrita ao Administrador do Sistema)

No Menu Lateral do sistema, está disponível a opção “AVISOS” (conforme figura ao lado). Esta opção permite ao administrador do sistema disponibilizar avisos para uma ou mais UOs. Todas as vezes que um funcionário realizar um login, este aviso ficará disponível na tela inicial do sistema.

Ao selecionar «Gerenciador de Avisos» a tela logo abaixo será exibida. Em «Visível na tela de login» é possível definir se o aviso será mostrado antes mesmo do usuário efetuar o login, clicando na opção «sim», ou se o aviso será mostrado somente após o usuário efetuar o login, clicando na opção «não». Em«Escopo do Aviso» clique em«SELECIONAR» para escolher a UO que receberá o aviso. Logo abaixo, em«Visível a(s)» deve ser escolhido uma das duas opções:

UO(s) imediatamente inferior(es): Selecionada esta opção, o aviso ficará visível apenas às UOs que estão cadastradas imediatamente abaixo da UO escolhida.

Todas as UO inferiores: Selecionada esta opção, o aviso ficará visível a todas as UOs cadastradas abaixo da UO escolhida, inclusive subgrupos de UO.

No campo «Expira em» será configurado quantos dias o aviso ficará disponível para a(s)UO(s) selecionada(s).

Marcando a opção «Somente para administradores» o aviso só ficará visível somente para o administrador pertencente da UO escolhida.

No campo «Descrição» é possível: Inativar um aviso clicando na opção:

Editar o aviso um aviso clicando na opção:

Excluir um aviso clicando na opção:


Rastreabilidade

No menu lateral do sistema, está disponível a opção de “RASTREABILIDADE”, conforme figura ao lado. Esta opção permite ao usuário do sistema, por meio de um código único, localizar e rastrear um documento toda vez que este for encaminhado para alguma UO.

Ao realizar um envio no sistema, automaticamente será atribuído um código único de rastreamento ao documento enviado, que permite à UO remetente e destinatária através da opção «RASTREABILIDADE» «PESQUISAR», consultar o andamento do documento enviado, toda vez que uma UO encaminhar este documento a uma outra UO.

Para melhor uso desta funcionalidade, faz-se importante observar algumas regras de rastreabilidade:

Apesar do sistema gerar o código de rastreamento no momento do envio, a consulta de rastreabilidade só irá exibir resultados quando este documento for encaminhado pela UO destinatária à outra UO. Para melhor entendimento, vejamos o exemplo a seguir:

UOX realiza o envio de umdocumento para UOY que encaminha este documento para UOZ.

UOX, ao consultar em«Documentos Enviados» ou «Documentos Lidos » será exibido o Cod. Rastreabilidade.

Em posse deste código, todas as UOs envolvidas poderão usa-lo, a qualquer momento, para localizar este documento, entretanto se considerarmos que a UOY ainda não encaminhou este documento à UOZ, ao tentar realizar a pesquisa de rastreabilidade, o sistema não encontrará qualquer registro referente à este código. Isto deve-se ao fato de que o serviço de Rastreabilidade só acontecerá quando o documento enviado da UOX para UOY é encaminhado da UOY para UOZ.

Pesquisando Tramite de Documentos

Em posse do Código de Rastreabilidade, e sendo uma UO participante do ciclo de encaminhamento referente a este código, é possível realizar a pesquisa de todo o tramite do documento.

Ao selecionar «Rastreabilidade» «Pesquisar», basta inserir o código de rastreabilidade e clicar em «Pesquisar». Será exibida uma tela com todas as Uos remetentes e destinatárias que receberam e encaminharam aquele determinado documento.

Somente terão acesso ao andamento de um determinado documento, àquelas UOs que receberam ou encaminharam o mesmo documento.

Caso uma UO tenha o código de rastreabilidade de um determinado documento,mas não participou do ciclo de recebimento e ou encaminhamento deste documento tente realizar uma pesquisa de rastreabilidade, o sistema não exibirá nenhum resultado, pelo fato desta UO não possuir permissão para visualizar nenhuma ocorrência do documento em questão.


Os documentos que já existiam no sistema Malote Digital, antes da implementação da Rastreabilidade, sempre serão visualizados com o código de rastreamento indisponível. No entanto, caso uma UO encaminhe o documento já existente, este receberá um código de rastreabilidade, e seu andamento poderá ser visualizado a partir deste encaminhamento.